วิธีการสำรองและส่งออกอีเมล Outlook ทั้งหมด

ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่ต้องพึ่งพาอีเมลเพื่อการสื่อสาร การสูญเสียการเข้าถึงอีเมลหรือบัญชีอีเมลทั้งหมดที่แย่กว่านั้นอาจเป็นการทำลายล้าง การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการอุ่นใจเมื่อทราบว่าอีเมลถูกเก็บไว้ในหลายตำแหน่งบนอุปกรณ์ของคุณและจะไม่สูญหายไปง่ายๆ

ในบทความนี้เราจะอธิบายวิธีการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ด้วยวิธีต่างๆ

วิธีปิดการใช้งานการเร่งฮาร์ดแวร์ windows 10

วิธีการสำรองและส่งออกอีเมล Outlook ทั้งหมด

วิธีหนึ่งที่เร็วที่สุดในการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ทั้งหมดของคุณคือการใช้รูปแบบไฟล์. pst ในตัว Microsoft Outlook และ Microsoft Exchange ใช้เฉพาะไฟล์ PST เพื่อจัดเก็บอีเมลข้อมูลติดต่อและที่อยู่และกิจกรรมในปฏิทิน ไฟล์ PST แบบคงที่สามารถใช้เป็นข้อมูลสำรองสำหรับอีเมล Outlook ปัจจุบันและข้อมูลติดต่อและ Outlook จะสามารถเข้าถึงได้แม้ในขณะออฟไลน์

วิธีการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณไปยังไฟล์. pst มีดังนี้

เปิด Outlook ของคุณจากนั้นกดที่ไฟล์
ในเมนูให้เลือกเปิดและส่งออก
คลิกที่ปุ่มนำเข้า / ส่งออก
ระบบจะกลับไปที่หน้าจอ Outlook หลักของคุณและเปิดตัวช่วยสร้างการนำเข้า / ส่งออกเพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการส่งออก
ในวิซาร์ดให้เลือกตัวเลือกส่งออกไปยังไฟล์จากรายการจากนั้นคลิกถัดไป
เลือกไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) เมื่อได้รับแจ้งให้เลือกประเภทไฟล์จากนั้นคลิกถัดไป
จากนั้นคุณจะได้รับแจ้งให้เลือกโฟลเดอร์ที่จะส่งออก คุณสามารถเลือกบัญชีอีเมลของคุณเพื่อส่งออกโฟลเดอร์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องรวมถึงรายชื่อติดต่อและข้อมูลปฏิทิน คลิกถัดไปเมื่อคุณพอใจกับสิ่งที่คุณเลือก
เลือกเส้นทางที่อยู่ที่บันทึกไฟล์สำรองไว้จดจำเส้นทางเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง
เป็นความคิดที่ดีที่จะเปลี่ยนชื่อไฟล์ (ส่วนสุดท้ายของเส้นทาง) โดยค่าเริ่มต้นจะเป็น backup.pst
หากคุณกำลังบันทึกไฟล์สำรองในเส้นทางเริ่มต้นให้เลือกว่าคุณต้องการให้รายการซ้ำกันหรือไม่
(ไม่บังคับ) คุณสามารถย้อนกลับไปที่บทสนทนาก่อนหน้านี้หรืออาจเปลี่ยนการเลือกโฟลเดอร์โดยใช้ปุ่มย้อนกลับ
กด Finish เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก
Outlook จะแจ้งให้คุณสร้างรหัสผ่าน อาจมีความสำคัญด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย แต่คุณไม่ต้องป้อนรหัสผ่าน
คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่แยกออกมาในตำแหน่งที่คุณระบุสำหรับเส้นทางไฟล์ ตอนนี้คุณสามารถย้ายหรือคัดลอกไฟล์ไปที่อื่นได้

วิธีเข้าถึงอีเมล Outlook ที่ส่งออก

เมื่อคุณส่งออกไฟล์แล้วคุณอาจสงสัยว่าจะเข้าถึงได้อย่างไรในภายหลัง Outlook ช่วยให้เปิดข้อมูลสำรองและกู้คืนอีเมลของคุณไปยังจุดเวลาที่บันทึกไว้ได้อย่างง่ายดาย สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้

ค้นหาไฟล์สำรอง สังเกตตำแหน่งและเส้นทางของไฟล์
เปิด Outlook
กดที่ไฟล์จากนั้นคลิกที่เปิดและส่งออก
ในเมนูทางด้านขวาให้เลือกเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook
เพื่อเปิด File Explorer ไปที่ไฟล์สำรอง คลิกที่ภาพจากนั้นเลือกเปิด
ระบบจะนำคุณกลับสู่หน้าจอหลักของ Outlook
บนเมนูการนำทางทางด้านซ้ายให้เลื่อนลงไปจนกว่าคุณจะเห็นข้อมูล Outlook หมวดหมู่นี้มีรายการที่ดึงมาจากไฟล์สำรอง
หมวดหมู่นี้จะรักษาการจัดรูปแบบเดิมและระบบโฟลเดอร์
คุณสามารถลากและวางอีเมลเพื่อย้ายไปยังไฟล์อื่นได้

ตอนนี้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลสำรองของคุณได้แล้ว

วิธีบันทึกอีเมล Outlook ฉบับเดียวอย่างรวดเร็ว

บางครั้งคุณไม่ต้องการความยุ่งยากในการบันทึกอีเมลทั้งหมดและเปิด Outlook ขึ้นมาใหม่เมื่อคุณต้องการอีเมลเฉพาะเพียงฉบับเดียวหรือสองสามฉบับ โชคดีที่มีวิธีแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วบางประการในการบันทึกอีเมลฉบับเดียวจาก Outlook

วิธีที่ 1 - บันทึกลงในโฟลเดอร์โดยตรง

เปิด Outlook
เปิด File Explorer และไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกอีเมล คุณอาจต้องกำหนดให้ทั้ง Outlook และ File Explorer อยู่ในโหมดหน้าต่างและย้ายไปรอบ ๆ เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น
ลากอีเมลที่คุณต้องการบันทึกจาก Outlook ไปที่โฟลเดอร์
Outlook จะจัดเก็บอีเมลโดยอัตโนมัติในรูปแบบรายการ Outlook
คลิกสองครั้งที่อีเมลที่บันทึกไว้เพื่อเปิดใน Outlook

วิธีที่ 2 - บันทึกเป็น TXT หรือ HTML

เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกใน Outlook
เลือกไฟล์จากนั้นเลือกบันทึกเป็น
File Explorer จะเด้งขึ้นมา เลือกเส้นทางที่คุณต้องการจัดเก็บอีเมล ที่ด้านล่างของ File Explorer ให้คลิกที่ลูกศรถัดจาก Save as type เลือกข้อความเท่านั้นเพื่อบันทึกในรูปแบบ. txt หรือ HTML เพื่อบันทึกอีเมลเป็นไฟล์. html
เมื่อบันทึกแล้วคุณสามารถเข้าถึงอีเมลได้ด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความของคุณ (เช่น Notepad) หากเป็น. txt หรือเบราว์เซอร์ของคุณหากบันทึกเป็น. html

การบันทึกอีเมลด้วยวิธีนี้จะไม่เก็บไฟล์แนบใด ๆ ดังนั้นอย่าลืมดาวน์โหลดเปลี่ยนชื่อตามความจำเป็นและบันทึกไว้ข้างอีเมลเพื่อเข้าถึงในภายหลัง

วิธีที่ 3 - ใช้การจับภาพหน้าจอเพื่อบันทึกภาพ

คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอเพื่อบันทึกเนื้อหาของอีเมลเป็นรูปภาพ วิธีนี้มีประโยชน์ในการอ้างอิงเนื้อหาของอีเมลในรูปแบบการสื่อสารอื่น ๆ เนื่องจากรูปภาพสามารถตรึงไว้กับอีเมลและข้อความอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย

หากคุณใช้ Windows เวอร์ชันที่ใหม่กว่าจะมาพร้อมกับซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าชื่อ Snipping Tool (บนอุปกรณ์รุ่นเก่า) และ Snip & Sketch หรือคุณสามารถใช้ปุ่ม Print Screen บนแป้นพิมพ์จากนั้นวางภาพใน Paint

สำหรับอุปกรณ์ Mac กระบวนการจะคล้ายกัน ใช้ทางลัด Ctrl + Command + 4 เพื่อเปิดคุณสมบัติการจับภาพหน้าจอในตัวจากนั้นลากเป้าเล็งเลือกให้ครอบคลุมพื้นที่เหนืออีเมลเพื่อบันทึก

สำหรับ Linux คุณสามารถค้นหาไฟล์ ซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอที่หลากหลาย มีให้ดาวน์โหลดซึ่งสามารถใช้บันทึกอีเมลเป็นรูปภาพได้ หรืออีกวิธีหนึ่งรุ่นที่ใช้ GNOME มียูทิลิตี้สกรีนช็อตในตัวในเมนูแอปพลิเคชัน> อุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ Linux บางเวอร์ชันจะตอบสนองต่อปุ่ม Print Screen บนแป้นพิมพ์ของคุณเหมือนกับในระบบ Windows

ฉันจะส่งออกที่อยู่อีเมลทั้งหมดใน Outlook ได้อย่างไร

หากคุณต้องการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ (ซึ่งมีที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อของคุณตลอดจนข้อมูลอื่น ๆ ) คุณสามารถใช้ขั้นตอนที่คล้ายกับวิธีที่คุณส่งออกอีเมล อย่างไรก็ตามข้อมูลติดต่อสามารถจัดเก็บในรูปแบบไฟล์อื่นที่ใช้งานง่ายกว่าและสามารถเปิดได้ใน Excel เพื่อการจัดการและแก้ไขอย่างรวดเร็ว สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้

เปิด Outlook
เลือกไฟล์> เปิดและส่งออก> นำเข้า / ส่งออก
ในตัวช่วยสร้างการนำเข้า / ส่งออกให้เลือกบันทึกเป็นไฟล์
เลือกค่าที่คั่นด้วยจุลภาค (.csv) เมื่อได้รับแจ้งให้เลือกประเภทไฟล์
ในเมนูการเลือกโฟลเดอร์ให้เลือกโฟลเดอร์ที่ติดต่อภายใต้บัญชีของคุณ
ยืนยันเส้นทางของไฟล์หรือเปลี่ยนแปลงตามต้องการ ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ
กด Finish เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก
กล่องโต้ตอบการนำเข้า / ส่งออกจะปิดลงเมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์

ไฟล์. csv ที่ส่งออกสามารถเปิดได้ใน Excel จะแสดงตารางขนาดใหญ่พร้อมข้อมูลการติดต่อ คุณอาจมีเซลล์ว่างจำนวนมากและนี่เป็นเรื่องปกติโดยสิ้นเชิง คุณสามารถใช้ Excel เพื่อแก้ไขข้อมูลได้แม้ว่าการใส่เนื้อหาเพิ่มเติมอาจทำให้ Outlook ไม่สามารถอ่านได้หากคุณต้องนำเข้าไฟล์ในภายหลัง

ทำไมฉันค้นหา Craigslist ทั้งหมดไม่ได้

คุณสามารถใช้ไฟล์นี้บนอุปกรณ์อื่นหรือบริการอีเมลเพื่อนำเข้าข้อมูลติดต่อ

ฉันจะบันทึกอีเมล Outlook หลายฉบับลงในคอมพิวเตอร์ของฉันได้อย่างไร

หากคุณต้องการบันทึกอีเมลมากกว่าหนึ่งฉบับในแต่ละครั้ง แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ไลบรารีอีเมลทั้งหมดของคุณมีวิธีการเลือกอีเมลสองสามฉบับเพื่อบันทึกพร้อมกัน สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้

เปิด Outlook
เลือกอีเมลที่คุณต้องการบันทึก กด Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกที่อีเมลเพื่อเลือกทีละรายการหรือกด Shift ค้างไว้เพื่อเลือกชุดอีเมลระหว่างการคลิกครั้งแรกและครั้งที่สอง
ไปที่ไฟล์> บันทึกเป็น
ในกล่องโต้ตอบไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกอีเมลตั้งชื่อไฟล์ตามที่คุณต้องการและเลือกข้อความเท่านั้นเป็นรูปแบบที่จะบันทึก
Outlook จะบันทึกอีเมลทั้งหมดที่เลือกไว้ในไฟล์. txt ไฟล์เดียว คุณสามารถใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความเพื่อเข้าถึงได้

หากคุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์. txt แยกกันคุณจะต้องบันทึกอีเมลแต่ละฉบับแยกกัน ปลั๊กอิน Outlook เพิ่มเติม พร้อมใช้งานทางออนไลน์สามารถขยายคุณสมบัตินี้เพื่อบันทึกอีเมลในรูปแบบ. txt หรือไฟล์ทางเลือกแยกกัน

รูปลักษณ์ใหม่ใน Outlook

ด้วยคุณสมบัติการส่งออกแบบรวมของ Outlook คุณสามารถสำรองและกู้คืนอีเมลได้ในกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณได้ไม่ว่าจะเป็นเพราะรหัสผ่านสูญหายหรือถูกแฮ็ก ด้วยการสื่อสารออนไลน์ที่แพร่หลายมากการใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการสำรองอีเมลเป็นประจำสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวกับการแย่งไฟล์ที่สูญหายไป

คุณส่งออกอีเมล Outlook บ่อยแค่ไหน? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง