Google ชีตนั้นคล้ายกับ Microsoft Excel แม้ว่าจะไม่สามารถแข่งขันกับทุกคุณลักษณะของแอปพลิเคชันรุ่นเก่าของ Microsoft ได้โดยตรง แต่ชีตถือเป็นเครื่องมือสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถปรับสมดุลงบประมาณ ดำเนินการสมการ และติดตามข้อมูลในแบบเรียลไทม์
คุณลักษณะหลายอย่างของ Excel ถูกจำลองหรือจำลองภายในชีต ทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนจากชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Microsoft เป็นข้อเสนอของ Google ผู้ใช้ที่มีสเปรดชีตพื้นฐาน (ที่ไม่มีมาโครหรือองค์ประกอบการออกแบบที่กำหนดเอง) สามารถนำเข้าไฟล์ Excel ของตนไปยังชีตได้โดยตรงโดยไม่มีปัญหาหรือข้อบกพร่องใดๆ
วิธีเล่นกับเพื่อนตายตอนกลางวัน
ปัญหาหนึ่งที่ผู้ใช้สเปรดชีตมีคือในกระบวนการนำเข้าและจัดเรียงข้อมูลจากหลายแหล่ง (หนึ่งในหลาย ๆ งานที่สเปรดชีตทำได้ดี) ไม่ใช่เรื่องแปลกเลยที่เซลล์ แถว และคอลัมน์สุ่มว่างจะปรากฏขึ้น ภายในเอกสาร แม้ว่าปัญหานี้จะจัดการได้ในแผ่นงานขนาดเล็ก ซึ่งคุณสามารถลบแถวได้ด้วยตนเอง แต่กลับเป็นปัญหาใหญ่เมื่อครอบตัดในเอกสารขนาดใหญ่
อย่างไรก็ตาม การลบช่องว่างเหล่านี้ทำได้ง่ายและรวดเร็ว หากคุณทราบขั้นตอนที่เหมาะสม ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีลบแถวและคอลัมน์ว่างทั้งหมดในเอกสาร Google ชีตของคุณโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ
วิธีง่ายๆ
หากคุณกำลังพยายามลบแถวว่างทั้งหมดที่อยู่ใต้เนื้อหาของคุณ คุณสามารถทำได้ ในการกำจัดคอลัมน์ว่างทั้งหมด เพียงคลิกที่แถวที่คุณต้องการเริ่มต้นด้วยและใช้คำสั่งแป้นพิมพ์ต่อไปนี้:
แอปเปิ้ล – Command + Shift + ลูกศรลง
พีซี – ควบคุม + Shift + ลูกศรลง
เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะสังเกตเห็นว่ามีการเน้นทั้งแผ่นงาน คลิกขวาและเลือกตัวเลือกเพื่อลบแถวทั้งหมด ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปของคุณจะมีลักษณะดังนี้:
คุณสามารถทำเช่นเดียวกันกับทุกคอลัมน์ทางด้านขวาของข้อมูลของคุณได้เช่นกัน ใช้คำสั่งเดียวกันกับด้านบน ใช้ลูกศรขวา ไฮไลต์คอลัมน์ทั้งหมด คลิกขวา และลบ ทำให้แผ่นข้อมูลดูสะอาดตาขึ้นมาก
การใช้ตัวกรองอัตโนมัติ
การตั้งค่าตัวกรองอัตโนมัติ
พูดง่ายๆ ; ตัวกรองอัตโนมัติใช้ค่าภายในคอลัมน์ Excel ของคุณและเปลี่ยนเป็นตัวกรองเฉพาะตามเนื้อหาของแต่ละเซลล์ หรือในกรณีนี้คือส่วนที่ขาด
แม้ว่าจะนำมาใช้ครั้งแรกใน Excel 97 แต่ตัวกรองอัตโนมัติ (และตัวกรองโดยทั่วไป) ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของโปรแกรมสเปรดชีต แม้ว่าจะมีผู้ใช้ส่วนน้อยที่รู้จักและใช้งาน
ฟังก์ชันการกรองอัตโนมัติสามารถใช้ได้กับวิธีการจัดเรียงต่างๆ อันที่จริง พวกมันมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะจัดเรียงและผลักเซลล์ว่างทั้งหมดไปที่ด้านล่างหรือด้านบนของสเปรดชีตของคุณ
- เริ่มต้นด้วยการเปิดสเปรดชีตที่มีแถวและคอลัมน์ว่างที่คุณต้องการนำออกจากเอกสารของคุณ
- เมื่อเปิดเอกสารแล้ว ให้เพิ่มแถวใหม่ที่ด้านบนสุดของสเปรดชีต ในเซลล์แรก (A1) ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้สำหรับตัวกรองของคุณ นี่จะเป็นเซลล์ส่วนหัวสำหรับตัวกรองที่เรากำลังจะสร้าง
- หลังจากสร้างแถวใหม่แล้ว ให้ค้นหาไอคอนตัวกรองในแถวคำสั่งภายใน Google ชีต เป็นภาพด้านล่าง; ลักษณะทั่วไปของมันคล้ายกับรูปสามเหลี่ยมคว่ำโดยมีเส้นวิ่งออกด้านล่างเช่นแก้วมาร์ตินี่
การคลิกปุ่มนี้จะสร้างตัวกรอง ซึ่งตามค่าเริ่มต้นจะไฮไลต์เซลล์บางเซลล์ของคุณเป็นสีเขียวทางด้านซ้ายของแผง เนื่องจากเราต้องการให้ตัวกรองนี้ขยายไปทั่วทั้งเอกสารของเรา ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเล็กๆ ถัดจากไอคอนตัวกรอง ที่นี่ คุณจะเห็นตัวเลือกมากมายสำหรับเปลี่ยนตัวกรองของคุณ ที่ด้านบนสุดของรายการ ให้เลือก สร้างมุมมองตัวกรองใหม่
แผง Google ชีตของคุณจะขยายและเปลี่ยนเป็นสีเทาเข้ม พร้อมด้วยจุดเริ่มต้นเพื่อให้คุณแทรกพารามิเตอร์ของตัวกรอง ไม่จำเป็นที่คุณจะรวมทุกคอลัมน์ แต่ให้แน่ใจว่าคุณได้รวมทุกแถวและคอลัมน์ในเอกสารของคุณที่มีช่องว่าง เพื่อความปลอดภัย คุณเพียงแค่ให้ตัวกรองครอบคลุมเอกสารทั้งหมดของคุณ เมื่อต้องการป้อนข้อมูลนี้ลงในเอกสารของคุณ ให้พิมพ์บางอย่าง เช่น A1:G45 โดยที่ A1 คือเซลล์เริ่มต้น และ G45 คือเซลล์สิ้นสุด ทุกเซลล์ที่อยู่ระหว่างนั้นจะถูกเลือกในตัวกรองใหม่ของคุณ
การใช้ตัวกรองอัตโนมัติเพื่อย้ายเซลล์ว่าง
บิตถัดไปนี้อาจดูแปลกเล็กน้อยเพราะจะย้ายและจัดระเบียบข้อมูลของคุณใหม่ในลักษณะที่ดูเหมือนจะขัดกับสัญชาตญาณได้ดีที่สุดและเป็นอันตรายที่เลวร้ายที่สุด
เมื่อตัวกรองของคุณได้รับเลือกแล้ว ให้คลิกไอคอนสามเส้นสีเขียวในคอลัมน์ A1 ของสเปรดชีตที่คุณตั้งชื่อไว้ก่อนหน้านี้ เลือก เรียง A-Z จากเมนูนี้ คุณจะเห็นข้อมูลของคุณเรียงตามลำดับตัวอักษร เริ่มต้นด้วยตัวเลขและตามด้วยตัวอักษร
ช่องว่างจะถูกผลักไปที่ด้านล่างของสเปรดชีตของคุณ ใช้คอลัมน์สเปรดชีตของคุณต่อไปทีละคอลัมน์จนกว่าเซลล์ว่างของคุณจะย้ายไปที่ด้านล่างของจอแสดงผล และคุณมีบล็อกข้อมูลหนึ่งบล็อกที่แสดงที่ด้านบนของ Google ชีต การทำเช่นนี้อาจทำให้ข้อมูลของคุณเกิดความสับสนและอ่านไม่ได้ ไม่ต้องกังวล ทุกอย่างจะสำเร็จในที่สุด
จับภาพหน้าจอบน snapchat โดยที่พวกเขาไม่รู้
การลบเซลล์ว่างของคุณ
เมื่อเซลล์ว่างของคุณย้ายไปอยู่ด้านล่างสุดของสเปรดชีตแล้ว การลบเซลล์นั้นทำได้ง่ายๆ เหมือนกับการลบเซลล์อื่นๆ ใช้เมาส์เพื่อไฮไลต์และเลือกเซลล์ว่างในสเปรดชีตซึ่งถูกย้ายไปที่ด้านล่างของเอกสาร
ขึ้นอยู่กับจำนวนเซลล์ว่างและพื้นที่ทำงานในสเปรดชีตของคุณ คุณอาจต้องการซูมออกจากจอแสดงผลเล็กน้อยเพื่อดูพื้นที่โดยรอบมากขึ้น (เบราว์เซอร์ส่วนใหญ่ รวมถึง Chrome อนุญาตให้คุณซูมได้โดยใช้ Ctrl/Cmd และ ปุ่ม + และ – คุณยังสามารถกด Ctrl/Cmd ค้างไว้แล้วใช้ล้อเลื่อนบนเมาส์หรือทัชแพดได้)
คลิกค้างไว้เพื่อเลือกเซลล์ว่างรอบๆ แล้วลากเมาส์ไปที่ทุกเซลล์ หรือทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อลบเซลล์ทั้งหมดด้านล่างและทางด้านขวาของข้อมูลอย่างรวดเร็ว
เมื่อไฮไลต์แล้ว เพียงคลิกขวาเพื่อลบเซลล์ว่าง
การจัดระเบียบสเปรดชีตของคุณใหม่
เมื่อคุณนำเซลล์ว่างที่ไม่เหมาะสมออกแล้ว คุณสามารถจัดระเบียบสเปรดชีตของคุณใหม่ให้อยู่ในลำดับปกติได้ ในขณะที่คลิกที่ปุ่มเมนูสามเส้นเดียวกันจากก่อนหน้าในตัวกรองจะอนุญาตให้คุณจัดระเบียบตามลำดับตัวอักษรหรือย้อนกลับตามลำดับตัวอักษร มีตัวเลือกการจัดเรียงอื่น: ปิดตัวกรองอัตโนมัติของคุณ
ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกปุ่มเมนูสามเหลี่ยมที่อยู่ถัดจากไอคอนตัวกรองอัตโนมัติภายในชีต ภายในเมนูนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับตัวกรองของคุณ (เรียกว่าตัวกรอง 1 หรือตัวกรองตัวเลขใดก็ตามที่คุณสร้างไว้) รวมทั้งตัวเลือกสำหรับไม่มี หากต้องการปิดตัวกรองที่คุณใช้ก่อนหน้านี้ ให้เลือกไม่มีจากเมนูนี้
สเปรดชีตของคุณจะกลับมาเป็นปกติเหมือนมายากล แต่ไม่มีเซลล์ว่าง คุณลบไปก่อนหน้านี้
เมื่อลบเซลล์แล้ว คุณจะกลับมาจัดระเบียบใหม่และเพิ่มข้อมูลกลับเข้าไปในสเปรดชีตได้ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม หากวิธีนี้ทำให้ข้อมูลของคุณไม่เป็นระเบียบ การย้อนกลับจะทำได้ง่ายเพียงแค่เจาะลึกประวัติของเอกสารของคุณและเปลี่ยนกลับเป็นสำเนาก่อนหน้า
คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันคัดลอกและวางเพื่อย้ายข้อมูลของคุณไปมาได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องจัดการกับเซลล์ว่างหลายร้อยเซลล์ที่ปิดกั้นเส้นทางของคุณ นี่ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่สมบูรณ์แบบ แต่สามารถผลักดันข้อมูลของคุณให้อยู่เหนือมวลเซลล์ว่างในเอกสารของคุณได้ และในตอนท้าย ง่ายกว่าการลบแถวทีละแถวมาก
