วิธีสร้างอีเมลเตือนความจำตามวันที่จาก Google ชีต

Google ชีตเป็นวิธีที่สะดวกในการจัดการประชุม สร้างงาน จัดเรียงใบแจ้งหนี้ และข้อมูลอื่นๆ มีความชัดเจน มีคุณลักษณะหลากหลาย และสามารถแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้

ข้อเสียเพียงอย่างเดียวของเครื่องมือนี้คือคุณไม่มีฟังก์ชันในตัวเพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับชีตให้กับตัวคุณเองหรือผู้ใช้รายอื่น ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการติดตามงานและข้อมูลทั้งหมดของคุณ

โชคดีที่มีสองวิธีในการส่งการแจ้งเตือนตามวันที่ทางอีเมล อ่านบทความนี้เพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขา

การส่งการแจ้งเตือนกิจกรรม – รวมชีตและปฏิทิน

หากคุณต้องการส่งการช่วยเตือนทางอีเมลถึงตัวคุณเอง วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการผสมผสานเครื่องมือสองอย่างของ Google ได้แก่ Google ชีตและ Google ปฏิทิน คุณไม่จำเป็นต้องใช้สคริปต์ใดๆ คุณจะต้องส่งออกข้อมูลจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งแทน

วิธีการประกอบด้วยสามขั้นตอน – การสร้างและส่งออกข้อมูลจากชีต นำเข้าไปยังปฏิทิน และเปิดใช้งานการช่วยเตือนทางอีเมล

ขั้นตอนที่ 1: สร้างและส่งออกข้อมูลจากชีต

หากต้องการส่งออกข้อมูลจากชีต คุณจะต้องสร้างแผ่นงานกิจกรรมและบันทึกเป็นไฟล์ CSV ในการทำให้ไฟล์เป็นที่รู้จักใน Google ปฏิทิน คุณควรใช้รูปแบบเฉพาะ เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

เปิดเอกสารของคุณในชีต
ค่าของแถวแรกของคุณควรเป็นไปตามโครงร่างนี้: A1: Subject, B1: Start Date, C1: End Date
ภายใต้หัวข้อ 'หัวเรื่อง' คุณควรป้อนชื่อเรื่องของการเตือนความจำของคุณ วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดควรอยู่ในรูปแบบ ดด/วว/ปปปป
เพิ่มกิจกรรมได้มากเท่าที่คุณต้องการ รวมทั้งวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด
คลิกเมนู 'ไฟล์'
วางเมาส์เหนือ 'ดาวน์โหลด' เมนูใหม่จะปรากฏขึ้น
เลือก 'ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค'
ไฟล์ชีตเวอร์ชัน CSV ของคุณจะถูกดาวน์โหลดลงในพีซีของคุณ

บันทึก: ส่วนหัวบังคับเท่านั้นคือ 'หัวเรื่อง' และ 'วันที่เริ่มต้น' สำหรับรายการที่จะนำเข้าสำเร็จ หากคุณต้องการเพิ่มส่วนหัวอื่น ๆ คุณสามารถดูรายการตัวเลือกที่มี (รู้จักในปฏิทิน) และลำดับของตัวเลือกเหล่านั้นบนทางการ ฝ่ายสนับสนุนของ Google หน้า.

ขั้นตอนที่ 2: นำเข้าเอกสารไปยังปฏิทิน

เมื่อพร้อมที่จะนำเข้าแผ่นงานกิจกรรม CSV ก็ถึงเวลาเปลี่ยนไปใช้ Google ปฏิทิน

เปิด Google ปฏิทิน
คลิกเมนู 'การตั้งค่า' (ไอคอนรูปเฟือง)
เลือก 'การตั้งค่า'
เลือก 'นำเข้าและส่งออก' จากเมนูทางด้านซ้าย
เลือก 'เลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ' ใต้ส่วน 'นำเข้า'
ไปที่ไฟล์ CSV ที่บันทึกไว้และคลิกที่ 'เปิด'
สุดท้าย กด 'นำเข้า' เพื่อนำเข้าไฟล์ CSV

หากคุณเห็นหน้าจอแจ้งว่ามีการเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทินแล้ว ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น ตอนนี้สิ่งเดียวที่เหลือคือการตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับกิจกรรมที่เป็นปัญหา

ขั้นตอนที่ 3: การตั้งค่าการแจ้งเตือนและการแชร์

หลังจากที่คุณตั้งค่าการแจ้งเตือน คุณจะได้รับการช่วยเตือนสำหรับกิจกรรมทั้งหมดที่คุณส่งออกจาก Google ชีตไปยังอีเมลของคุณโดยตรง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง ให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้:

วางเมาส์เหนือชื่อของคุณในส่วน 'ปฏิทินของฉัน' ทางด้านซ้ายของหน้าจอปฏิทิน
กดไอคอน 'เพิ่มเติม' (จุดแนวตั้งสามจุด) ที่ปรากฏถัดจากชื่อของคุณ
คลิก 'การตั้งค่าและการแชร์'
ตรวจสอบว่าบัญชีของคุณอยู่ในรายการ 'แชร์กับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง' หากไม่ใช่ ให้เลือก 'เพิ่มบุคคล' และเพิ่มอีเมลของคุณ
คลิกเมนูแบบเลื่อนลง 'การแจ้งเตือน' ใต้ส่วน 'การแจ้งเตือนกิจกรรม'
เลือก 'อีเมล' แทน
ตั้งค่าช่วงเวลาและวันที่ระหว่างการเตือนความจำกับเหตุการณ์

ตอนนี้ปฏิทินของคุณจะส่งการช่วยเตือนของกิจกรรมทั้งหมดที่คุณระบุไว้ใน Google ชีตของคุณ โปรดทราบว่าคุณสามารถเพิ่มอะไรก็ได้ในคอลัมน์ 'หัวเรื่อง' คุณสามารถระบุงานเฉพาะ วันเกิด หรือการจัดการอื่นๆ ไม่ใช่แค่กิจกรรม

นอกจากนี้ ใช้ตัวเลือก 'แชร์กับบางคน' ที่กล่าวถึงข้างต้นเพื่อรวมอีเมลอื่นๆ ในรายการ ผู้ใช้เหล่านี้จะได้รับการแจ้งเตือนแบบเดียวกันผ่านอีเมลสำหรับการเตรียมการเหล่านั้น

ใช้ Add-On เพิ่มการเตือนความจำ

อีกวิธีหนึ่งในการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลผ่าน Google ชีตคือการใช้ส่วนเสริมเฉพาะ วิธีนี้ค่อนข้างง่ายกว่าและคุณต้องตั้งค่าส่วนขยายซึ่งจะทำทุกอย่างโดยอัตโนมัติ

ในการตั้งค่า Add-on-do ให้ทำดังนี้:

คลิกแท็บ 'โปรแกรมเสริม' ที่ด้านบนของหน้าจอ
เลือก 'รับส่วนเสริม'
พิมพ์ 'เพิ่มการเตือนความจำ' ในแถบค้นหา
คลิกไอคอน 'เพิ่มการเตือนความจำ' และเลือก 'ติดตั้ง' อนุญาตการอนุญาตหากได้รับแจ้งและรอให้แอปติดตั้ง
ไปที่แท็บ 'ส่วนเสริม' อีกครั้งและเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่เมนู 'เพิ่มการเตือนความจำ'
เลือก 'ตั้งค่า/แก้ไขการแจ้งเตือน'

ส่วนขยายจะมีคอลัมน์สำหรับงาน ผู้ได้รับมอบหมาย สำเนา (ไม่บังคับ) และกำหนดเวลา ใต้ 'งาน' คุณสามารถป้อนคำแนะนำสั้นๆ ได้ อีเมลจะอยู่ใต้ 'ผู้รับมอบหมาย' ในขณะที่วันที่จะอยู่ต่ำกว่า 'กำหนดเวลา'

หากคุณต้องการส่งการช่วยเตือนเพิ่มเติมสำหรับวันครบกำหนด ให้ปรับด้วยตนเองในเมนูทางด้านขวา

นอกจากนี้ หากคุณต้องการเพิ่มเนื้อหาในการเตือนความจำ คุณสามารถคลิกตัวเลือก 'ปรับแต่งอีเมลที่ส่ง' แล้วพิมพ์ข้อมูลพิเศษนั้น

ส่วนขยายจะส่งอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลา และคุณสามารถแก้ไขคำอธิบายงาน ผู้รับ และวันที่ได้ทุกที่ทุกเวลา

ระวังด้วยการแจ้งเตือนส่วนเสริม

การใช้ส่วนเสริม 'เพิ่มการเตือนความจำ' เป็นวิธีที่สะดวกและง่ายกว่าวิธี 'ส่งออก/นำเข้า' แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องให้ความสนใจมากกว่า

ทำไมเครื่องพิมพ์ของพี่ชายฉันถึงติดขัดอยู่เรื่อย

เนื่องจากการเตือนจะถูกส่งโดยอัตโนมัติ มีโอกาสที่คุณจะส่งงานผิดไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้องก่อนที่คุณจะมีโอกาสแก้ไข สิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้และมักจะไม่เป็นอันตราย แต่คุณควรสนใจว่าใครจะได้รับอะไร

วิธีใดที่คุณคิดว่าดีกว่า ทำไม? แบ่งปันมุมมองของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง