Google ชีตเป็นวิธีที่สะดวกในการจัดการประชุม สร้างงาน จัดเรียงใบแจ้งหนี้ และข้อมูลอื่นๆ มีความชัดเจน มีคุณลักษณะหลากหลาย และสามารถแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้
ข้อเสียเพียงอย่างเดียวของเครื่องมือนี้คือคุณไม่มีฟังก์ชันในตัวเพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับชีตให้กับตัวคุณเองหรือผู้ใช้รายอื่น ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการติดตามงานและข้อมูลทั้งหมดของคุณ
โชคดีที่มีสองวิธีในการส่งการแจ้งเตือนตามวันที่ทางอีเมล อ่านบทความนี้เพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขา
การส่งการแจ้งเตือนกิจกรรม – รวมชีตและปฏิทิน
หากคุณต้องการส่งการช่วยเตือนทางอีเมลถึงตัวคุณเอง วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการผสมผสานเครื่องมือสองอย่างของ Google ได้แก่ Google ชีตและ Google ปฏิทิน คุณไม่จำเป็นต้องใช้สคริปต์ใดๆ คุณจะต้องส่งออกข้อมูลจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งแทน
วิธีการประกอบด้วยสามขั้นตอน – การสร้างและส่งออกข้อมูลจากชีต นำเข้าไปยังปฏิทิน และเปิดใช้งานการช่วยเตือนทางอีเมล
ขั้นตอนที่ 1: สร้างและส่งออกข้อมูลจากชีต
หากต้องการส่งออกข้อมูลจากชีต คุณจะต้องสร้างแผ่นงานกิจกรรมและบันทึกเป็นไฟล์ CSV ในการทำให้ไฟล์เป็นที่รู้จักใน Google ปฏิทิน คุณควรใช้รูปแบบเฉพาะ เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเอกสารของคุณในชีต
- ค่าของแถวแรกของคุณควรเป็นไปตามโครงร่างนี้: A1: Subject, B1: Start Date, C1: End Date
- ภายใต้หัวข้อ 'หัวเรื่อง' คุณควรป้อนชื่อเรื่องของการเตือนความจำของคุณ วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดควรอยู่ในรูปแบบ ดด/วว/ปปปป
- เพิ่มกิจกรรมได้มากเท่าที่คุณต้องการ รวมทั้งวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด
- คลิกเมนู 'ไฟล์'
- วางเมาส์เหนือ 'ดาวน์โหลด' เมนูใหม่จะปรากฏขึ้น
- เลือก 'ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค'
- ไฟล์ชีตเวอร์ชัน CSV ของคุณจะถูกดาวน์โหลดลงในพีซีของคุณ
บันทึก: ส่วนหัวบังคับเท่านั้นคือ 'หัวเรื่อง' และ 'วันที่เริ่มต้น' สำหรับรายการที่จะนำเข้าสำเร็จ หากคุณต้องการเพิ่มส่วนหัวอื่น ๆ คุณสามารถดูรายการตัวเลือกที่มี (รู้จักในปฏิทิน) และลำดับของตัวเลือกเหล่านั้นบนทางการ ฝ่ายสนับสนุนของ Google หน้า.
ขั้นตอนที่ 2: นำเข้าเอกสารไปยังปฏิทิน
เมื่อพร้อมที่จะนำเข้าแผ่นงานกิจกรรม CSV ก็ถึงเวลาเปลี่ยนไปใช้ Google ปฏิทิน
- เปิด Google ปฏิทิน
- คลิกเมนู 'การตั้งค่า' (ไอคอนรูปเฟือง)
- เลือก 'การตั้งค่า'
- เลือก 'นำเข้าและส่งออก' จากเมนูทางด้านซ้าย
- เลือก 'เลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ' ใต้ส่วน 'นำเข้า'
- ไปที่ไฟล์ CSV ที่บันทึกไว้และคลิกที่ 'เปิด'
- สุดท้าย กด 'นำเข้า' เพื่อนำเข้าไฟล์ CSV
หากคุณเห็นหน้าจอแจ้งว่ามีการเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทินแล้ว ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น ตอนนี้สิ่งเดียวที่เหลือคือการตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับกิจกรรมที่เป็นปัญหา
ขั้นตอนที่ 3: การตั้งค่าการแจ้งเตือนและการแชร์
หลังจากที่คุณตั้งค่าการแจ้งเตือน คุณจะได้รับการช่วยเตือนสำหรับกิจกรรมทั้งหมดที่คุณส่งออกจาก Google ชีตไปยังอีเมลของคุณโดยตรง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง ให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้:
- วางเมาส์เหนือชื่อของคุณในส่วน 'ปฏิทินของฉัน' ทางด้านซ้ายของหน้าจอปฏิทิน
- กดไอคอน 'เพิ่มเติม' (จุดแนวตั้งสามจุด) ที่ปรากฏถัดจากชื่อของคุณ
- คลิก 'การตั้งค่าและการแชร์'
- ตรวจสอบว่าบัญชีของคุณอยู่ในรายการ 'แชร์กับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง' หากไม่ใช่ ให้เลือก 'เพิ่มบุคคล' และเพิ่มอีเมลของคุณ
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลง 'การแจ้งเตือน' ใต้ส่วน 'การแจ้งเตือนกิจกรรม'
- เลือก 'อีเมล' แทน
- ตั้งค่าช่วงเวลาและวันที่ระหว่างการเตือนความจำกับเหตุการณ์
ตอนนี้ปฏิทินของคุณจะส่งการช่วยเตือนของกิจกรรมทั้งหมดที่คุณระบุไว้ใน Google ชีตของคุณ โปรดทราบว่าคุณสามารถเพิ่มอะไรก็ได้ในคอลัมน์ 'หัวเรื่อง' คุณสามารถระบุงานเฉพาะ วันเกิด หรือการจัดการอื่นๆ ไม่ใช่แค่กิจกรรม
นอกจากนี้ ใช้ตัวเลือก 'แชร์กับบางคน' ที่กล่าวถึงข้างต้นเพื่อรวมอีเมลอื่นๆ ในรายการ ผู้ใช้เหล่านี้จะได้รับการแจ้งเตือนแบบเดียวกันผ่านอีเมลสำหรับการเตรียมการเหล่านั้น
ใช้ Add-On เพิ่มการเตือนความจำ
อีกวิธีหนึ่งในการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลผ่าน Google ชีตคือการใช้ส่วนเสริมเฉพาะ วิธีนี้ค่อนข้างง่ายกว่าและคุณต้องตั้งค่าส่วนขยายซึ่งจะทำทุกอย่างโดยอัตโนมัติ
ในการตั้งค่า Add-on-do ให้ทำดังนี้:
- คลิกแท็บ 'โปรแกรมเสริม' ที่ด้านบนของหน้าจอ
- เลือก 'รับส่วนเสริม'
- พิมพ์ 'เพิ่มการเตือนความจำ' ในแถบค้นหา
- คลิกไอคอน 'เพิ่มการเตือนความจำ' และเลือก 'ติดตั้ง' อนุญาตการอนุญาตหากได้รับแจ้งและรอให้แอปติดตั้ง
- ไปที่แท็บ 'ส่วนเสริม' อีกครั้งและเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่เมนู 'เพิ่มการเตือนความจำ'
- เลือก 'ตั้งค่า/แก้ไขการแจ้งเตือน'
ส่วนขยายจะมีคอลัมน์สำหรับงาน ผู้ได้รับมอบหมาย สำเนา (ไม่บังคับ) และกำหนดเวลา ใต้ 'งาน' คุณสามารถป้อนคำแนะนำสั้นๆ ได้ อีเมลจะอยู่ใต้ 'ผู้รับมอบหมาย' ในขณะที่วันที่จะอยู่ต่ำกว่า 'กำหนดเวลา'
หากคุณต้องการส่งการช่วยเตือนเพิ่มเติมสำหรับวันครบกำหนด ให้ปรับด้วยตนเองในเมนูทางด้านขวา
นอกจากนี้ หากคุณต้องการเพิ่มเนื้อหาในการเตือนความจำ คุณสามารถคลิกตัวเลือก 'ปรับแต่งอีเมลที่ส่ง' แล้วพิมพ์ข้อมูลพิเศษนั้น
ส่วนขยายจะส่งอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลา และคุณสามารถแก้ไขคำอธิบายงาน ผู้รับ และวันที่ได้ทุกที่ทุกเวลา
ระวังด้วยการแจ้งเตือนส่วนเสริม
การใช้ส่วนเสริม 'เพิ่มการเตือนความจำ' เป็นวิธีที่สะดวกและง่ายกว่าวิธี 'ส่งออก/นำเข้า' แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องให้ความสนใจมากกว่า
ทำไมเครื่องพิมพ์ของพี่ชายฉันถึงติดขัดอยู่เรื่อย
เนื่องจากการเตือนจะถูกส่งโดยอัตโนมัติ มีโอกาสที่คุณจะส่งงานผิดไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้องก่อนที่คุณจะมีโอกาสแก้ไข สิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้และมักจะไม่เป็นอันตราย แต่คุณควรสนใจว่าใครจะได้รับอะไร
วิธีใดที่คุณคิดว่าดีกว่า ทำไม? แบ่งปันมุมมองของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
