เครื่องหมายการแก้ไขเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการทำงานร่วมกับบรรณาธิการ ฟีเจอร์การแก้ไขของ Word ช่วยให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ตัวแก้ไขของคุณทำเมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารต้นฉบับ ด้วยวิธีนี้ ผู้แก้ไขหรือผู้ตรวจทานของคุณไม่จำเป็นต้องจำปัญหาทั้งหมดที่พบในเอกสารต้นฉบับ หรือจดรายการความคิดเห็นทั้งหมดด้านล่างข้อความของคุณ แต่สามารถทำงานในเอกสารที่คุณสร้างขึ้นได้
คุณสมบัติการพิสูจน์อักษรยังสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้อีกด้วย
การใช้เครื่องมือพิสูจน์อักษร
แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานร่วมกับบรรณาธิการหรือผู้ตรวจทาน คุณก็สามารถใช้เครื่องหมายการแก้ไขอย่างสร้างสรรค์ได้ คุณสามารถจดแนวคิดทางเลือกสำหรับข้อความ ย่อหน้า ประโยค หรือคำได้ หรือคุณสามารถใช้ความคิดเห็นเป็นบันทึกเกี่ยวกับข้อความหรือประโยคบางประโยคซึ่งเหมาะสำหรับการกล่าวสุนทรพจน์และการนำเสนอ โดยพื้นฐานแล้ว คุณสามารถใช้คุณสมบัติการแก้ไขของ MS Word ได้หลากหลายวิธีที่สร้างสรรค์
การลบเครื่องหมายการแก้ไข
เครื่องหมายการแก้ไขมีสองประเภท: ติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็น สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนเสริมที่เป็นประโยชน์สำหรับทั้งกล่องเครื่องมือของผู้เขียนและบรรณาธิการ ในกรณีที่สามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้ จะสามารถลบความคิดเห็นได้เท่านั้น (แก้ไขแล้ว)
การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม
วิธีที่ดีที่สุดในการอธิบายเครื่องมือติดตามการเปลี่ยนแปลงคือการใช้ตัวอย่าง สมมติว่าคุณกำลังเขียนโปรเจ็กต์กับบรรณาธิการ เมื่อคุณส่งโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษรไปแก้ไขแล้ว พวกเขาสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่คุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้อย่างง่ายดาย
อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์นี้เมื่อบรรณาธิการของคุณแนะนำให้คุณเปลี่ยนแปลงบางอย่างในโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษร จากนั้น คุณจะส่งสำเนาเอกสารต้นฉบับที่แก้ไขแล้วให้พวกเขาตรวจสอบและยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ
การเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามเป็นเรื่องง่าย เพียงไปที่ รีวิว แท็บใน MS Word และคลิกที่ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ปุ่ม. คุณสามารถลบเครื่องหมายแก้ไขได้สองวิธี
วิธีผูก mousewheel ให้กระโดด
เมื่อคุณได้รับเวอร์ชันเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามแล้ว ให้ค้นหา ยอมรับ ปุ่มใน รีวิว แท็บ ก่อนที่คุณจะคลิก ให้เลือกการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการยอมรับ ตอนนี้คลิก ยอมรับ และการดำเนินการนี้จะลบเวอร์ชันเดิมออกและแทนที่ด้วยเวอร์ชันใหม่
หรือคุณสามารถใช้บริเวณใกล้เคียง ปฏิเสธ ปุ่มละทิ้งการเปลี่ยนแปลงและกู้คืนข้อความเวอร์ชันดั้งเดิม แน่นอน Word จะใช้การจัดรูปแบบปกติกับการเปลี่ยนแปลงที่ยอมรับทั้งหมด การเปลี่ยนแปลงที่ถูกปฏิเสธจะถูกลบออกจากเอกสาร
วิธีนี้ทำให้คุณสามารถจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ให้เป็นระเบียบได้ ซึ่งสำคัญมากหากคุณกำลังทำงานในโครงการเดียวกับคนอื่น
ความคิดเห็น
ในทางกลับกัน ความคิดเห็นทำงานในลักษณะที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง แม้ว่าความคิดเห็นจะเน้นข้อความที่เลือก แต่ก็ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เมื่อคุณเลือกข้อความแล้ว ให้ไปที่ รีวิว แท็บใน Word แล้วคลิก ความคิดเห็นใหม่ . ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความคิดเห็นทางด้านขวาของเอกสาร คุณสามารถเขียนอะไรก็ได้ที่คุณต้องการที่นี่ และจะไม่มีผลกับข้อความหลักของคุณ
มีสองวิธีในการลบความคิดเห็น อย่างแรกคือการใช้ ลบความคิดเห็น คำสั่งเข้าถึงได้จาก รีวิว แท็บหรือจากเมนูคลิกขวา เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกข้อความแสดงความคิดเห็นก่อน อีกวิธีหนึ่งในการลบความคิดเห็นคือการลบข้อความที่มีความคิดเห็นทั้งหมด เพียงเลือกแล้วกด Backspace หรือ ลบ บนแป้นพิมพ์ของคุณและข้อความพร้อมกับความคิดเห็นจะหายไป
การลบเครื่องหมายพิสูจน์อักษร
เครื่องหมายการพิสูจน์อักษรมักสับสนในเครื่องมือ Track Changes แต่เพื่อให้ทราบถึงความแตกต่างระหว่างทั้งสอง คุณจะต้องเรียนรู้ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขและการพิสูจน์อักษรก่อน ในกรณีที่การพิสูจน์อักษรเป็นเพียงการทบทวนข้อความขั้นสุดท้าย การแก้ไขคือการปรับปรุงข้อความ การพิสูจน์อักษรโดยทั่วไปเกี่ยวกับไวยากรณ์และการจัดรูปแบบ ในขณะที่การแก้ไขอาจเกี่ยวข้องกับเซสชันไปมาหลายครั้งระหว่างบรรณาธิการและผู้เขียน
ดังนั้น ตัวเลือกการติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นจึงมีความจำเป็นต่อบรรณาธิการ ในทางกลับกัน ผู้ตรวจทานไม่ได้จัดการกับข้อเสนอแนะและความคิดเห็นมากนัก พวกเขาให้ข้อความขัดสุดท้ายงานซึ่งรวมถึงผู้เขียนในระดับที่น้อยกว่า อย่างไรก็ตาม เป็นเรื่องจริงที่บรรณาธิการมักจะทำการพิสูจน์อักษรเช่นกัน
เครื่องหมายพิสูจน์อักษร
เครื่องหมายการพิสูจน์อักษรรวมถึงการแก้ไขไวยากรณ์และการสะกดคำ ตลอดจนคำแนะนำและเครื่องหมายการจัดรูปแบบ ในการเข้าถึงตัวเลือกการแก้ไขไวยากรณ์และการสะกดคำ ให้ไปที่ ไฟล์ แท็บ คลิก ตัวเลือก และเลือก พิสูจน์อักษร ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น จากที่นี่ คุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกการพิสูจน์อักษรในแบบของคุณ หรือเพียงแค่ปิดการใช้งานทั้งหมด
คุณอาจคิดว่าการพิสูจน์อักษรเป็นเพียงการสะกดคำและไวยากรณ์ แต่มีด้านที่ชัดเจนน้อยกว่าในเรื่องนี้ งานที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้ตรวจทานคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดรูปแบบข้อความและเอกสารอย่างเหมาะสม ในการทำเช่นนี้ ผู้ตรวจทานสามารถใช้เครื่องหมายการจัดรูปแบบได้ เมื่อเปิดใช้งาน สิ่งเหล่านี้จะแสดงอย่างชัดเจนว่ามีการใช้ช่องว่าง ขีดกลาง ย่อหน้า และรายการข้อความอื่นๆ
โดยไปที่ ไฟล์ , ตัวเลือก แล้วเลือก แสดง ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถปิดหรือเปิดตัวเลือกต่อไปนี้ได้: อักขระแท็บ ช่องว่าง เครื่องหมายย่อหน้า ข้อความที่ซ่อนอยู่ ยัติภังค์เสริม และจุดยึดวัตถุ เครื่องมือเหล่านี้จำเป็นสำหรับงานพิสูจน์อักษร
การลบเครื่องหมาย
การลบเครื่องหมายแก้ไขและพิสูจน์อักษรไม่ได้หมายความว่าเพียงแค่ลบออก คุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ทำในโหมดติดตามการเปลี่ยนแปลง และเช่น ปิดเครื่องมือพิสูจน์อักษร
คุณใช้เครื่องมือใดต่อไปนี้ คุณลองทั้งหมดแล้วหรือยัง? อย่าลังเลที่จะกดส่วนความคิดเห็นด้านล่างและบอกเราว่าคุณใช้เครื่องมือแก้ไขของ Word อย่างไร
