หากคุณใช้ Google ชีตสำหรับธุรกิจหรือองค์กร การล็อกหรือปกป้องทรัพย์สินเป็นสิ่งสำคัญ การแก้ไขหรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ การเปลี่ยนแปลงที่เป็นอันตราย หรือความเสียหายทั่วไปหรือข้อผิดพลาดทั้งหมดอาจทำให้คุณสูญเสียงานของคุณ และในขณะที่ Google สำรองข้อมูลไว้ งานก็ยังคงเสียเวลาอยู่ หากคุณต้องการจำกัดการแก้ไขเฉพาะบางเซลล์หรือปกป้องส่วนอื่นๆ ของ Google ชีต บทแนะนำนี้เหมาะสำหรับคุณ
Google ชีตเทียบเท่ากับ Excel และมีเครื่องมือสเปรดชีตพื้นฐานแต่ยังทรงประสิทธิภาพในคลาวด์ ฉันใช้ Google ชีตและเอกสารเป็นจำนวนมาก แม้ว่าจะไม่มีอะไรให้ดู แต่ก็มีเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการผลิต พวกเขาอาจไม่เจาะลึกเท่า Office หรือมีความสามารถหลายหน้าที่ แต่ถ้าคุณไม่ใช่นักบัญชีหรือผู้จัดการโครงการ คุณจะไม่ใช้เครื่องมือที่มาพร้อมกับ Office ครึ่งหนึ่ง
มีสองสามวิธีในการปกป้องงานของคุณใน Google ชีต ฉันจะแสดงให้คุณเห็นบางส่วน
ล็อกเซลล์ใน Google ชีต
หากต้องการจำกัดการแก้ไขเฉพาะเซลล์ใน Google ชีต คุณจะต้องล็อกเซลล์ดังกล่าว ด้วยวิธีนี้ เฉพาะคุณหรือคนที่คุณเพิ่มในรายการที่ได้รับอนุมัติเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเซลล์เหล่านั้นได้ ทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้ดูและดูได้แต่ห้ามแก้ไข เป็นวิธีที่ใช้ได้จริงในการควบคุมว่าใครทำอะไรกับเอกสารของคุณ
จะทราบได้อย่างไรว่าบัญชี gmail ของใครบางคนถูกสร้างขึ้นเมื่อใด
มีสองวิธีหลักในการทำเช่นนี้ คุณสามารถเลือกเซลล์และล็อกเซลล์หรือเลือกทั้งแผ่นงานและเพิ่มข้อยกเว้นได้ ฉันจะแสดงวิธีแรกให้คุณที่นี่และวิธีการยกเว้นในไม่กี่นาที
- เปิดแผ่นงานของคุณแล้วเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการล็อก
- เลือกแผ่นงานและช่วงข้อมูลและการป้องกัน แถบเมนูจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา
- ตั้งชื่อล็อคให้มีความหมายและเลือกตั้งค่าการอนุญาต
- เลือกจำกัดผู้ที่สามารถแก้ไขช่วงนี้และตั้งค่าเป็นคุณเท่านั้นหรือเพิ่มผู้อื่นจากตัวเลือกกำหนดเอง
- เลือกเสร็จสิ้นเมื่อเสร็จสิ้น
คุณสามารถเพิ่มบุคคลอื่นด้วยที่อยู่ Gmail ของพวกเขาหรือเลือกจากรายการขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งค่า Google ชีตไว้อย่างไร เมื่อเสร็จแล้ว เซลล์ที่คุณระบุจะถูกล็อกไม่ให้ใครก็ตามที่คุณอนุญาต ล็อคจะมองไม่เห็นจนกว่าจะมีคนพยายามแก้ไขซึ่งไม่อยู่ในรายการ
ถ้าคุณไม่ต้องการล็อกเซลล์ทั้งหมด คุณสามารถแสดงข้อความเตือนแทนได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณแจ้งเตือนผู้แก้ไขว่าเซลล์ที่กำลังจะแก้ไขมีความสำคัญและต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ
- เปิดแผ่นงานของคุณแล้วเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการล็อก
- เลือกแผ่นงานและช่วงข้อมูลและการป้องกัน แถบเมนูจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา
- ตั้งชื่อล็อคและเลือกตั้งค่าการอนุญาต
- เลือกแสดงคำเตือนเมื่อแก้ไขช่วงนี้
- เลือกเสร็จสิ้น
ด้วยการตั้งค่านี้ ใครก็ตามที่กำลังจะแก้ไขเซลล์ที่ได้รับการป้องกันจะเห็นป๊อปอัปเตือนว่า 'Heads up! คุณกำลังพยายามแก้ไขบางส่วนของแผ่นงานนี้ซึ่งไม่ควรเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ แก้ไขต่อไปหรือไม่' นอกจากนี้ยังมีปุ่มตกลงเฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่าตัวแก้ไขต้องการเปลี่ยนเซลล์จริงๆ สิ่งนี้มีประโยชน์ในการเตือนคนที่คุณไว้วางใจให้แก้ไขชีตของคุณว่าเซลล์เหล่านั้นต้องการการดูแลเป็นพิเศษ
ล็อกทั้ง Google ชีต
หากการล็อกเซลล์ไม่เพียงพอ คุณสามารถล็อกทั้ง Google ชีตเพื่อให้ทุกคนอ่านได้เท่านั้น ยกเว้นผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติ เป็นไปตามกระบวนการที่คล้ายคลึงกันกับด้านบน แต่ทำให้ทั้งแผ่นงานไม่สามารถแตะต้องได้ มากกว่าที่จะระบุเซลล์ หากคุณกำลังนำเสนอหรือแชร์ชีตของคุณและไม่ต้องการให้ยุ่งเหยิง นี่คือวิธีป้องกันของคุณ
- เปิดแผ่นงานที่คุณต้องการล็อค
- เลือกแผ่นงานและช่วงข้อมูลและการป้องกัน แถบเมนูจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา
- เลือกการสลับแผ่นงานแทนช่วง
- เลือกแผ่นงานเฉพาะหากมีมากกว่าหนึ่งแผ่น
- เลือกตั้งค่าสิทธิ์และเพิ่มผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขได้
- เลือกเสร็จสิ้น
คุณสามารถใช้การจัดเรียงแบบเดียวกับการล็อกเซลล์โดยคำนึงถึงการล็อกหรือการเตือน มันใช้การตั้งค่าเดียวกันกับด้านบน ดังนั้นฉันจะไม่ทำให้คุณเบื่อด้วยการทำซ้ำ
การเพิ่มข้อยกเว้นเซลล์ให้กับ Sheet . ที่ล็อกไว้
ฉันได้กล่าวไว้ข้างต้นว่ามีวิธีที่สองในการล็อกเซลล์ และนั่นคือการล็อกทั้งชีต แต่เพิ่มเซลล์เป็นข้อยกเว้น หากคุณมีแผ่นงานขนาดใหญ่และมีเพียงเซลล์เดียวหรือสองสามเซลล์ที่จะล็อก นี่อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด วิธีการมีดังนี้
- ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อล็อก Google ชีตทั้งหมด แต่หยุดก่อนขั้นตอนที่ 6
- เลือกยกเว้นบางเซลล์ที่อยู่ใต้ตัวเลือกแผ่นงาน
- เพิ่มเซลล์ที่คุณต้องการให้สามารถแก้ไขได้ภายในกล่องด้านล่าง ทำต่อไปจนกว่าจะรวมเซลล์ทั้งหมด
- เลือกตั้งค่าการอนุญาตและดำเนินการต่อจากที่นั่น
คุณสามารถเพิ่มแต่ละช่วงได้โดยเลือกกลุ่มหนึ่งแล้วเลือกลิงก์เพิ่มช่วงอื่นด้านล่าง คุณสามารถทำซ้ำได้มากเท่าที่เป็นไปได้เพื่อรักษาแผ่นงานของคุณให้ปลอดภัย
