อีเมลอาจเป็นเรื่องยากในการจัดการ ในสภาพแวดล้อมการทำงาน คุณจะต้องจัดระเบียบกล่องจดหมายให้เป็นระเบียบเพื่อรักษาประสิทธิภาพ กล่องจดหมายที่รกสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นปัญหาใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณถูกบังคับให้เลื่อนดูอีเมลเก่าๆ จำนวนมากที่คุณอาจไม่ต้องการอีกต่อไป ครั้งหนึ่ง อีเมลเก่าๆ เหล่านั้นอาจมีจุดประสงค์แต่กลับกลายเป็นอุปสรรคเพิ่มเติมเมื่อค้นหาอีเมลที่ต้องการ กล่องขาเข้าที่เต็มไปด้วยสแปมสามารถดึงความสามารถในการจัดการไลบรารีอีเมลของคุณออกไปได้ และแม้ว่าจะมีหลายวิธีในการป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณไปอยู่ในรายการสแปมเพิ่มเติม แต่เราขอแนะนำ ส่งอีเมลของคุณโดยไม่ระบุชื่อ —คุณยังคงต้องล้างข้อความสแปมเก่าที่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณออกตั้งแต่แรก
เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เสียเวลามาก ฉันไม่แนะนำให้พยายามลบอีเมลเก่าทั้งหมดด้วยตนเอง ต้องขอบคุณความช่วยเหลือของตัวกรอง คุณจะสามารถกำจัดอีเมลเหล่านั้นได้เร็วยิ่งขึ้น ด้วยการสร้างตัวกรอง คุณสามารถลบข้อความเก่าตามกรอบเวลาที่กำหนดได้ ปัญหาเดียวที่ฉันเห็นเมื่อใช้ตัวกรองคือตัวกรองจะมีผลกับข้อความที่ได้รับใหม่เท่านั้น คุณสามารถใช้ตัวกรองในอนาคตเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลขยะจะไม่เกิดขึ้นเป็นครั้งที่สอง แต่แล้วอีเมลเหล่านั้นจะกรอกกล่องจดหมายของคุณตอนนี้ล่ะ
ลบอีเมลเก่าใน Gmail โดยอัตโนมัติ
มีบางสิ่งที่ต้องเจาะลึกเมื่อต้องกำจัดอีเมลเก่าๆ ที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปที่รบกวนกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ ฉันจะอธิบายวิธีตั้งค่าตัวกรองของคุณ นำไปใช้กับการใช้งานในอนาคต และกำจัดอีเมลเก่าๆ ในปัจจุบันทั้งหมดโดยใช้ส่วนเสริมของ Gmail อีเมล์สตูดิโอ .
การตั้งค่าตัวกรองของคุณ
ก่อนอื่น มาตั้งค่าของคุณกันก่อน ตัวกรอง .
เพื่อเริ่มต้น:
วิธีเพิ่มฟอนต์ใหม่ใน google docs
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณด้วยข้อมูลประจำตัวที่จำเป็น
- ค้นหา ไอคอนค็อก . นี้เป็น การตั้งค่า Gmail เมนูและอยู่ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง คลิกที่ไอคอนนี้แล้วเลือก การตั้งค่า จากเมนูแบบเลื่อนลง
- คลิกไปที่ ตัวกรอง แท็บแล้วคลิกที่ สร้างตัวกรองใหม่ .
- ใน มีคำว่า กล่องใส่ข้อมูลให้พิมพ์ดังต่อไปนี้ – เก่ากว่า_กว่า:x โดยที่ “x” คือกรอบเวลาของข้อความที่คุณต้องการลบ นี่จะเป็นตัวเลขตามด้วยตัวอักษร ตัวอักษรที่ตามมาจะเกี่ยวข้องกับกรอบเวลา คุณจะต้องใช้ 'd' สำหรับวัน 'w' สำหรับสัปดาห์ และ 'm' สำหรับเดือน ตัวอย่างจะเป็น เก่ากว่า_กว่า:3d หากคุณต้องการลบอีเมลที่เก่ากว่าสามวัน
- ต่อไปให้คลิกที่ สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้ ปุ่ม.
- กรอกข้อมูลลงในกล่องที่มีป้ายกำกับ ลบมัน และ ใช้ตัวกรองกับ โดยมีเครื่องหมายถูกโดยคลิกที่พวกเขา
- สุดท้ายคลิก สร้างตัวกรอง หากต้องการดูอีเมลเก่าๆ ทั้งหมดของคุณตามวันที่ที่คุณเพิ่งกำหนด ให้ย้ายจากกล่องจดหมายไปยังโฟลเดอร์ถังขยะ
เมื่อข้อความถูกลบใน Gmail ข้อความเหล่านั้นจะไม่หายไปจากการมีอยู่ทันที แต่คุณสามารถค้นหาได้ในโฟลเดอร์ถังขยะของคุณแทน ซึ่งหมายความว่าอีเมลเหล่านั้นจะยังคงนับรวมในความจุข้อมูลโดยรวมของคุณ หากต้องการกำจัดทั้งหมด คุณสามารถรอให้ Gmail ลบอัตโนมัติหลังจากผ่านไป 30 วัน หรือลบทั้งหมดด้วยตนเอง หากต้องการดำเนินการอย่างหลัง ให้คลิกที่ ขยะ โฟลเดอร์แล้วคลิกลิงก์ ล้างถังขยะทันที .
ตัวกรองสำหรับการลบในอนาคต (การสมัครใหม่)
ชื่อของบทความนี้เกี่ยวข้องกับการลบอัตโนมัติ ขออภัย ไม่สามารถทริกเกอร์ตัวกรองโดยอัตโนมัติได้ คุณจะต้องกลับไปใช้ตัวกรองกับกล่องจดหมายปัจจุบันของคุณอีกครั้ง
หากต้องการใช้ตัวกรองอีกครั้ง:
- มุ่งหน้ากลับเข้าสู่การตั้งค่าของคุณโดยคลิกที่ ไอคอนค็อก ที่ด้านบนขวาของหน้าต่าง Gmail แล้วเลือก การตั้งค่า จากเมนูแบบเลื่อนลง
- คลิก ตัวกรอง แท็บ
- เนื่องจากคุณได้สร้างตัวกรองไว้แล้วก่อนหน้านี้ คุณสามารถคลิกได้แล้ว แก้ไข ซึ่งอยู่ถัดจากตัวกรองนั้น หากก่อนหน้านี้คุณสร้างตัวกรองไว้หลายตัว คุณสามารถค้นหาตัวกรองที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากเกณฑ์สำหรับตัวกรองแต่ละรายการจะปรากฏขึ้น
- คลิก ดำเนินการต่อ ในส่วนที่ปรากฏพร้อมกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ มันจะเป็นหน้าจอคล้ายกับที่ปรากฏเมื่อคุณตั้งค่าตัวกรองดั้งเดิม
- ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากอีกครั้ง ใช้ตัวกรองกับ .
- คราวนี้ หากต้องการเปิดใช้งานตัวกรอง คลิก อัปเดตตัวกรอง . อีเมลเก่าทั้งหมดของคุณที่ตั้งค่าตามกรอบเวลาที่กำหนด จะถูกดึงไปที่ ขยะ โฟลเดอร์
อีเมล์สตูดิโอ
อีเมล์สตูดิโอ มาพร้อมกับคุณสมบัติที่ดีที่จะลบอีเมลเก่าของคุณทั้งหมดจากผู้ส่งที่ระบุหรือที่อยู่ในโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ คุณลักษณะล้างข้อมูลอัตโนมัติในตัวจะช่วยให้กล่องจดหมาย Gmail ของคุณเป็นระเบียบมากขึ้น นำไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ด้วย Email Studio คุณสามารถเก็บถาวรและใช้ 'ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว' กับอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณที่อยู่มานานกว่าสามเดือน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณลบอีเมลทั้งหมดออกจากของคุณอย่างถาวร ขยะ และ สแปม โฟลเดอร์โดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไปสองวัน เพื่อเป็นโบนัสพิเศษเพิ่มเติม การล้างข้อมูลอัตโนมัติจึงมีคุณลักษณะการยกเลิกการสมัครอีเมลที่สามารถช่วยให้คุณลบที่อยู่อีเมลของคุณออกจากรายชื่อผู้รับจดหมายข่าวที่น่ารำคาญเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังมีส่วนเสริมอีกมากมายที่สามารถทำได้ แต่ฉันรู้สึกว่าสิ่งที่กล่าวไปแล้วเน้นย้ำถึงสิ่งที่เราต้องการสำหรับบทความนี้
แพ็คเกจพื้นฐานใช้งานได้ฟรี แต่เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากผลิตภัณฑ์ เวอร์ชันพรีเมียมจึงเสนอในราคา ต่อปี การอัปเกรดนี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างกฎการล้างข้อมูลได้หลายชุด และรวมถึงตัวกำหนดเวลาอีเมล ผู้ส่งต่อ และระบบตอบกลับอัตโนมัติ
ตั้งค่าและเปิดใช้งานการล้างข้อมูลอัตโนมัติใน Gmail
แน่นอนว่าสิ่งแรกที่คุณต้องทำคือดาวน์โหลดและติดตั้ง อีเมล์สตูดิโอ เพิ่มเข้าไป. เมื่อทำเสร็จแล้ว คุณจะเห็นไอคอน Email Studio อยู่ที่แถบด้านข้างขวาเมื่อคุณเปิดข้อความอีเมล Gmail ของคุณ
หากต้องการใช้:
- เปิด อีเมล์สตูดิโอ ส่วนเสริมและเข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชี Gmail ของคุณ
- คุณจะเห็นรายการตัวเลือก จากตัวเลือกเหล่านั้น ให้เลือก การล้างข้อมูลอีเมล เครื่องมือ.
- จากนั้นคลิกที่ เพิ่มกฎใหม่ เพื่อตั้งกฎ (เหมือนกับที่คุณทำกับไฟล์ ตัวกรอง ).
- การตั้งค่ากฎมีสองส่วน คุณจะต้องระบุเงื่อนไขและการดำเนินการ คิดว่า 'เหตุและผล' การดำเนินการจะทริกเกอร์เมื่อตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ
- หากต้องการกำหนดเงื่อนไข คุณจะสามารถใช้พารามิเตอร์การค้นหาขั้นสูงภายใน Gmail เช่น ใหม่กว่า_กว่า หรือ มี:ไฟล์แนบ หรือ ใหญ่กว่า . ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อช่วยคุณค้นหาการจับคู่ที่ตรงกันทุกประการกับอีเมล Gmail ที่คุณต้องการ คลังเก็บเอกสารสำคัญ , ส่งไปที่ ขยะ หรือย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น
- เมื่อสร้างกฎแล้ว ให้คลิก บันทึก ปุ่ม. ตอนนี้ Email Studio จะทำงานอยู่เบื้องหลัง โดยดำเนินการตรวจสอบทุกชั่วโมงเพื่อดำเนินการตามที่ระบุเมื่ออีเมลตรงตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรด้วยตนเองเลย
