ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่ใช้อีเมลเพื่อการสื่อสาร การสูญเสียการเข้าถึงอีเมลหรือบัญชีอีเมลทั้งบัญชีที่แย่กว่านั้นอาจเป็นอันตรายได้ การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ของคุณเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณอุ่นใจได้ โดยรู้ว่าอีเมลนั้นถูกจัดเก็บไว้ในหลายตำแหน่งบนอุปกรณ์ของคุณ และจะไม่สูญหายไปอย่างง่ายดาย
ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ด้วยวิธีต่างๆ สองสามวิธี
วิธีสำรองและส่งออกอีเมล Outlook ทั้งหมด
วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ทั้งหมดของคุณคือการใช้รูปแบบไฟล์ .pst ที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน Microsoft Outlook และ Microsoft Exchange ใช้เฉพาะไฟล์ PST เพื่อจัดเก็บอีเมล ข้อมูลติดต่อและที่อยู่ และกิจกรรมในปฏิทิน ไฟล์ PST แบบคงที่สามารถใช้เป็นข้อมูลสำรองสำหรับอีเมลและข้อมูลติดต่อ Outlook ปัจจุบันของคุณ และ Outlook จะสามารถเข้าถึงได้แม้ในขณะออฟไลน์
ต่อไปนี้เป็นวิธีสำรองข้อมูลอีเมลของคุณลงในไฟล์ .pst:
- เปิด Outlook แล้วกด ไฟล์ ที่ด้านบน.
- ในเมนู ให้เลือก เปิดและส่งออก .
- คลิกที่ นำเข้าส่งออก ปุ่ม.
- ระบบจะกลับไปที่หน้าจอหลักของ Outlook และแสดงตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออกเพื่อแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการส่งออก
- ในวิซาร์ด ให้เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ จากรายการ จากนั้นคลิก ต่อไป .
- เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) เมื่อได้รับแจ้งให้เลือกประเภทไฟล์ จากนั้นคลิก ต่อไป .
- จากนั้น คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกโฟลเดอร์ที่จะส่งออก คุณสามารถเลือกบัญชีอีเมลของคุณเพื่อส่งออกโฟลเดอร์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลผู้ติดต่อและปฏิทิน คลิก ต่อไป เมื่อคุณพอใจกับการเลือกของคุณ
- เลือกเส้นทางที่อยู่ที่บันทึกไฟล์สำรอง จำเส้นทางเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง
- เป็นความคิดที่ดีที่จะเปลี่ยนชื่อไฟล์ (ส่วนสุดท้ายของพาธ) โดยค่าเริ่มต้น มันคือ backup.pst .
- หากคุณกำลังบันทึกไฟล์สำรองในเส้นทางเริ่มต้น ให้เลือกว่าคุณต้องการรายการที่ซ้ำกันหรือไม่
- (ไม่บังคับ) คุณสามารถกลับไปที่กล่องโต้ตอบก่อนหน้าใด ๆ อาจเปลี่ยนการเลือกโฟลเดอร์โดยใช้ กลับ ปุ่ม.
- กด เสร็จ เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก
- Outlook จะแจ้งให้คุณสร้างรหัสผ่าน นี่อาจมีความสำคัญด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย แต่คุณไม่จำเป็นต้องป้อนรหัสผ่าน
- คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่แยกออกมาในตำแหน่งที่คุณระบุสำหรับพาธของไฟล์ ตอนนี้คุณสามารถย้ายหรือคัดลอกไฟล์ไปที่อื่นได้แล้ว
วิธีเข้าถึงอีเมล Outlook ที่ส่งออก
เมื่อคุณส่งออกไฟล์แล้ว คุณอาจสงสัยว่าจะเข้าถึงได้อย่างไรในภายหลัง Outlook ทำให้ง่ายต่อการเปิดการสำรองข้อมูลและกู้คืนอีเมลของคุณไปยังจุดที่บันทึกไว้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- ค้นหาไฟล์สำรอง สังเกตตำแหน่งและเส้นทางของไฟล์
- เปิด Outlook
- กด ไฟล์ จากนั้นคลิกที่ เปิดและส่งออก .
- ในเมนูด้านขวา ให้เลือก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook .
- ซึ่งจะเปิด File Explorer ไปที่ไฟล์สำรอง คลิกที่มันแล้วเลือก เปิด .
- ระบบจะนำคุณกลับสู่หน้าจอหลักของ Outlook
- บนเมนูการนำทางทางด้านซ้าย ให้เลื่อนลงมาจนกว่าคุณจะเห็น ไฟล์ข้อมูล Outlook . หมวดหมู่นี้มีรายการที่ดึงมาจากไฟล์สำรอง
- หมวดหมู่จะคงรูปแบบเดิมและระบบโฟลเดอร์ไว้
- คุณสามารถลากและวางอีเมลเพื่อย้ายไปยังไฟล์อื่นได้
ตอนนี้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลสำรองของคุณได้แล้ว
วิธีบันทึกอีเมล Outlook ฉบับเดียวอย่างรวดเร็ว
บางครั้ง คุณไม่ต้องการความยุ่งยากในการบันทึกอีเมลทั้งหมดและเปิด Outlook อีกครั้งเมื่อคุณต้องการอีเมลบางฉบับหรือบางฉบับเท่านั้น โชคดีที่มีวิธีแก้ไขด่วนสองสามวิธีในการบันทึกอีเมลฉบับเดียวจาก Outlook
วิธีที่ 1 – บันทึกลงในโฟลเดอร์โดยตรง
- เปิด Outlook
- เปิด File Explorer และไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกอีเมล คุณอาจต้องทำให้ทั้ง Outlook และ File Explorer อยู่ในโหมดหน้าต่างและย้ายไปมาเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น
- ลากอีเมลที่คุณต้องการบันทึกจาก Outlook ไปยังโฟลเดอร์
- Outlook จะจัดเก็บอีเมลในรูปแบบ 'รายการ Outlook' โดยอัตโนมัติ
- คลิกสองครั้งที่อีเมลที่บันทึกไว้เพื่อเปิดใน Outlook
วิธีที่ 2 – บันทึกเป็น TXT หรือ HTML
- เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกใน Outlook
- เลือก ไฟล์ จากนั้นเลือก บันทึกเป็น .
- File Explorer จะปรากฏขึ้น เลือกเส้นทางที่คุณต้องการจัดเก็บอีเมล ที่ด้านล่างของ File Explorer ให้คลิกที่ลูกศรถัดจาก บันทึกเป็นประเภท . เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ข้อความเท่านั้น เพื่อบันทึกในรูปแบบ .txt หรือ HTML เพื่อบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ .html
- เมื่อบันทึกแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงอีเมลได้ด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความ (เช่น Notepad) หากอยู่ใน .txt หรือเบราว์เซอร์ของคุณหากบันทึกเป็น .html
การบันทึกอีเมลด้วยวิธีนี้จะไม่เก็บไฟล์แนบไว้ ดังนั้นโปรดดาวน์โหลด เปลี่ยนชื่อตามความจำเป็น และบันทึกไว้ข้างๆ อีเมลเพื่อการเข้าถึงในภายหลัง
วิธีที่ 3 – ใช้การจับภาพหน้าจอเพื่อบันทึกภาพ
คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอเพื่อบันทึกเนื้อหาของอีเมลเป็นรูปภาพได้ วิธีนี้มีประโยชน์ในการอ้างอิงเนื้อหาของอีเมลในรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ เนื่องจากรูปภาพจะถูกตรึงไว้กับอีเมลและข้อความอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย
- หากคุณใช้ Windows เวอร์ชันที่ใหม่กว่าจะมาพร้อมกับซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า ซึ่งมีชื่อว่า Snipping Tool (ในอุปกรณ์รุ่นเก่า) และ Snip & Sketch หรือคุณสามารถใช้ บันทึกหน้าจอ, พิมพ์หน้าจอ บนแป้นพิมพ์ของคุณ แล้ววางรูปภาพในโปรแกรมระบายสี
- สำหรับอุปกรณ์ Mac กระบวนการจะคล้ายกัน ใช้ Ctrl + คำสั่ง + 4 ทางลัดเพื่อเปิดคุณสมบัติการจับภาพหน้าจอในตัว จากนั้นลากเส้นเล็งที่เลือกเพื่อครอบคลุมพื้นที่บนอีเมลเพื่อบันทึก
- สำหรับ Linux คุณสามารถหาan ซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอที่หลากหลาย พร้อมให้ดาวน์โหลด ซึ่งสามารถใช้บันทึกอีเมลเป็นรูปภาพได้ อีกทางหนึ่ง โมเดลที่ใช้ GNOME มียูทิลิตี้สกรีนช็อตในตัวใน แอปพลิเคชั่น > เมนูอุปกรณ์เสริม . Linux OS บางเวอร์ชันจะตอบสนองต่อ บันทึกหน้าจอ, พิมพ์หน้าจอ ปุ่มบนแป้นพิมพ์ของคุณ เหมือนกับในระบบ Windows
วิธีบันทึกอีเมล Outlook หลายฉบับลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
หากคุณต้องการบันทึกอีเมลมากกว่าหนึ่งฉบับในแต่ละครั้ง แต่ไม่ต้องการคลังอีเมลทั้งหมดของคุณ มีวิธีเลือกอีเมลสองสามฉบับที่จะบันทึกพร้อมกัน นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- เปิด Outlook
- เลือกอีเมลที่คุณต้องการบันทึก ถือ Ctrl และคลิกที่เมลเพื่อเลือกทีละรายการหรือกดค้างไว้ กะ เพื่อเลือกกลุ่มอีเมลระหว่างการคลิกครั้งแรกและครั้งที่สอง
- ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น .
- ในกล่องโต้ตอบ ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกอีเมล ตั้งชื่อไฟล์ตามที่คุณต้องการ แล้วเลือก ข้อความเท่านั้น เป็นรูปแบบที่จะบันทึกใน
- Outlook จะบันทึกอีเมลทั้งหมดที่เลือกไว้ในไฟล์ .txt ไฟล์เดียว คุณสามารถใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความเพื่อเข้าถึงได้
หากคุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ .txt แยกกัน คุณจะต้องบันทึกอีเมลแต่ละฉบับแยกกัน ปลั๊กอิน Outlook เพิ่มเติม ที่พร้อมใช้งานออนไลน์สามารถขยายคุณสมบัตินี้เพื่อบันทึกอีเมลในรูปแบบ .txt แยกต่างหากหรือรูปแบบไฟล์อื่น
วิธีแท็กคนในอัลบั้มบน facebook
คำถามที่พบบ่อย
ฉันจะส่งออกที่อยู่อีเมลทั้งหมดใน Outlook ได้อย่างไร
หากคุณต้องการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ (ซึ่งมีที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อของคุณรวมถึงข้อมูลอื่นๆ) คุณสามารถใช้ขั้นตอนที่คล้ายกับวิธีส่งออกอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ติดต่อสามารถจัดเก็บในรูปแบบไฟล์อื่นซึ่งใช้งานง่ายกว่า และสามารถเปิดได้ใน Excel เพื่อการจัดการและแก้ไขอย่างรวดเร็ว นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
1. เปิด Outlook
2. เลือก ไฟล์ > เปิดและส่งออก > นำเข้า/ส่งออก .
3. ในตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออก ให้เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ .
4. เลือก ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค (.csv) เมื่อได้รับแจ้งให้เลือกประเภทไฟล์
5. ในเมนูการเลือกโฟลเดอร์ ให้เลือก ติดต่อ โฟลเดอร์ภายใต้บัญชีของคุณ
6. ยืนยันเส้นทางของไฟล์หรือเปลี่ยนตามต้องการ ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการแล้วคลิก ต่อไป .
7. กด เสร็จ เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก
8. กล่องโต้ตอบนำเข้า/ส่งออกจะปิดลงเมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์
ไฟล์ .csv ที่ส่งออกสามารถเปิดได้ใน Excel จะแสดงตารางขนาดใหญ่พร้อมข้อมูลการติดต่อ คุณอาจมีเซลล์ว่างจำนวนมาก ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติ คุณสามารถใช้ Excel เพื่อแก้ไขข้อมูล แม้ว่าการใส่เนื้อหาเพิ่มเติมอาจทำให้ Outlook ไม่สามารถอ่านได้ หากคุณต้องการนำเข้าไฟล์ในภายหลัง
คุณสามารถใช้ไฟล์นี้ในอุปกรณ์อื่นหรือบริการอีเมลเพื่อนำเข้าข้อมูลติดต่อ
วิธีเล่นมัลติเพลเยอร์บน minecraft pc
รูปลักษณ์ใหม่ใน Outlook
ด้วยคุณลักษณะการส่งออกแบบรวมของ Outlook คุณสามารถสำรองและกู้คืนอีเมลได้ในกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณได้ ไม่ว่าจะเกิดจากรหัสผ่านที่สูญหายหรือถูกแฮ็ก ด้วยการสื่อสารออนไลน์ที่แพร่หลาย การสละเวลาไม่กี่นาทีในการสำรองข้อมูลอีเมลเป็นประจำสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวกับไฟล์ที่สูญหาย
คุณส่งออกอีเมล Outlook บ่อยแค่ไหน? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
