ทิ้งสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิงและเปลี่ยนไปใช้ฐานข้อมูล

เรามี มอง ที่ข้อผิดพลาดของการใช้แอปพลิเคชันสเปรดชีตเช่น Excel เพื่อจัดเก็บรายการข้อมูล วิธีนี้อาจดูเหมือนเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดในตอนแรก แต่คุณอาจประสบปัญหาในการแบ่งปันข้อมูลกับผู้ใช้หลายคนการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาหรือแม้แต่การนำทางข้อมูลของคุณ ทำไม? เนื่องจากคุณกำลังใช้เครื่องมือที่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อทำงาน

ตอนนี้เราจะพิจารณากรณีสมมติ (แต่โดยทั่วไป) ของธุรกิจโดยใช้รายการตามสเปรดชีตและดูว่าจะแปลงเป็นแอปพลิเคชันฐานข้อมูลเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร

สมุดงานหลุดมือได้อย่างไร

รายการของเราเริ่มต้นจากการบันทึกโครงการที่ดำเนินการสำหรับลูกค้า เมื่อ บริษัท เติบโตขึ้นจำนวนลูกค้าก็เพิ่มขึ้นเช่นกันโดยเพิ่มชื่อและรายละเอียดการติดต่อลงในสมุดงาน นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องใช้วิธีการบางอย่างในการบันทึกสิ่งที่เจ้าหน้าที่หลายคนกำลังทำในโครงการเหล่านี้ดังนั้นข้อมูลเพิ่มเติมจึงถูกเพิ่มเข้าไปในสมุดงานนี้

เมื่อถึงจุดนี้วิธีการสเปรดชีตไม่สามารถใช้งานได้: มีคนจำนวนมากที่พยายามอัปเดตให้เป็นปัจจุบันบ่อยครั้งในเวลาเดียวกัน บริษัท พยายามสร้างโรต้าเพื่อให้ผู้คนเปลี่ยนไปใช้การอัปเดตสมุดงาน แต่นั่นหมายความว่างานบางอย่างถูกลืมไปก่อนที่จะถูกบันทึก

ในท้ายที่สุดผู้คนจะตั้งค่าสมุดงานของตนเองเพื่อติดตามงานของตนบางครั้งอย่าลืมคัดลอกข้อมูลลงในสมุดงานหลักในตอนท้ายของสัปดาห์ พนักงานพัฒนาชวเลขของตนเองสำหรับหนังสือเหล่านี้และบางคนเปลี่ยนการจัดรูปแบบและลำดับของคอลัมน์เพื่อให้เหมาะกับวิธีการทำงานของพวกเขา การคัดลอกข้อมูลนี้ลงในสมุดงานหลักทำให้เกิดความยุ่งเหยิงอย่างน่าสยดสยอง

นี่อาจเป็นตัวอย่างที่สร้างขึ้น แต่จริงๆแล้วฉันได้เห็นแนวทางปฏิบัติทั้งหมดนี้ในชีวิตจริง เรามาดูปัญหาบางอย่างที่เกิดจากวิธีการทำงานนี้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น

ปัญหามากมาย

คุณสามารถดูแผ่นงานแรกของสเปรดชีตจินตภาพของเรา คอลัมน์แรกแสดงรายละเอียดชื่อของโปรเจ็กต์ที่แต่ละรายการอ้างถึง ชื่อเหล่านี้บางชื่อยาวอย่างไรก็ตามเจ้าหน้าที่อาจถูกล่อลวงให้ใช้ตัวย่อ ส่งผลให้การพิมพ์ผิดพุ่งเข้ามาทำให้ยากที่จะผูกว่างานใดเป็นของโครงการใด วิธีแก้ปัญหาไม่จำเป็นต้องยุ่งยาก: คุณสามารถเลือกชื่อย่อสำหรับแต่ละโครงการที่ทุกคนเห็นด้วยหรือให้หมายเลขรหัสแต่ละโครงการแล้วแปลเป็นชื่อโครงการโดยอัตโนมัติ

มีปัญหาคล้ายกันกับคอลัมน์เริ่มต้น เซลล์บางเซลล์มีวันที่ แต่บางเซลล์บันทึกเพียงเดือนเดียวและหนึ่งหรือสองระเบียนก็ตอบว่าใช่ Excel รองรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ใดเซลล์หนึ่งมีข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งอยู่เสมอ แต่เมื่อสเปรดชีตได้รับการพัฒนาแบบเฉพาะกิจก็แทบไม่ได้ใช้

เมื่อถึงจุดนี้วิธีการสเปรดชีตไม่สามารถใช้งานได้: มีคนจำนวนมากที่พยายามอัปเดตให้เป็นปัจจุบัน

คุณจะไม่มีปัญหานี้ในแอปพลิเคชันฐานข้อมูลเนื่องจากประเภทข้อมูลของฟิลด์จะได้รับการแก้ไขตั้งแต่เริ่มแรก หากคุณไม่ทราบวันที่ที่แน่นอนเมื่อเริ่มงานคุณสามารถใช้วันแรกของเดือนหรือ 1 มกราคมหากคุณทราบเฉพาะปี หากยังไม่ได้เริ่มโครงการคุณอาจเว้นช่องว่างไว้ - เป็น NULL ในเงื่อนไขฐานข้อมูล หากคุณทราบว่าโครงการเริ่มต้นแล้ว แต่ไม่ทราบว่าเมื่อใดคุณสามารถใช้วันที่ที่ปกติจะเป็นไปไม่ได้สำหรับข้อมูลของคุณเช่น 1/1/1900 ทันทีที่จัดเรียงโครงการและรับภาพรวมของกิจกรรมตามลำดับเวลาจะกลายเป็นเรื่องง่าย

ความท้าทายที่ละเอียดยิ่งขึ้นจะถูกนำเสนอโดยคอลัมน์ที่มีชื่อว่าไคลเอนต์ รายการในคอลัมน์นี้ไม่ได้เชื่อมโยงกับสิ่งอื่นใดในสมุดงาน แต่มีรายชื่อลูกค้าในแผ่นงาน 1 ซึ่งน่าจะหมายถึง การจัดเก็บรายการเดียวกันหลายรายการซึ่งอ้างถึงด้วยชื่อที่แตกต่างกันทำให้เกิดความสับสน คุณต้องชี้แจงการตั้งชื่อและตั้งชื่อที่ไม่คลุมเครือสำหรับเอนทิตีนี้พวกเขาเป็นลูกค้าหรือลูกค้า?

คอลัมน์สถานะเป็นอีกคอลัมน์หนึ่งที่ไม่มีการตรวจสอบความถูกต้องดังนั้นผู้คนจึงเลือกที่จะเขียนสิ่งที่ต้องการอีกครั้ง มันจะดีกว่าถ้าสร้างรายการสั้น ๆ ของค่าที่อนุญาตทั้งหมด

แผ่นงานที่สอง - แผ่นที่ 1 - เป็นปัญหาเหมือนกัน สำหรับการเริ่มต้นชื่อแผ่นงานไม่ได้สื่อความหมาย สิ่งที่มีอยู่จริงคือรายชื่อลูกค้าที่นำหน้า แต่ไม่ได้จัดรูปแบบเป็นตารางใน Excel: ที่อยู่จะอยู่ในช่องเดียวซึ่งจำกัดความสามารถของคุณในการใช้เครื่องมือในตัวของ Excel เพื่อค้นหาหรือจัดเรียง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกรองที่อยู่ที่มีคาร์ดิฟฟ์ได้ แต่ผลลัพธ์จะรวมถึงที่อยู่บนถนนคาร์ดิฟฟ์ในนิวพอร์ตด้วย

เมื่อพูดถึงที่อยู่แนวทางที่ดีที่สุดคือการใช้ฟิลด์แยกต่างหากสำหรับรหัสไปรษณีย์เขตเมืองและถนน (แม้ว่าข้อมูลเขตจะเป็นทางเลือกสำหรับที่อยู่ในสหราชอาณาจักร แต่โปรดดูที่ไม่มีมณฑลโปรดเราเป็นคนอังกฤษ) ถนนควรมีทุกอย่างที่ไม่มีในส่วนอื่น ๆ ของที่อยู่

มีช่องสำหรับติดต่อซึ่งทำให้เกิดปัญหาเช่นกัน ในกรณีที่เรามีผู้ติดต่อหลายรายในธุรกิจแบบลูกค้ารายเดียวชื่อของพวกเขาทั้งหมดจะรวมอยู่ในช่องนี้โดยมีหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลอยู่ในช่องอื่น ๆ ในลักษณะเดียวกัน การแยกสิ่งเหล่านี้ออกจะเป็นเรื่องที่ท้าทาย - โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีสามชื่อในช่องติดต่อ แต่มีหมายเลขโทรศัพท์เพียงสองหมายเลข

คอลัมน์สุดท้ายในแผ่นงานนี้อยู่ในหัวข้อ Last Contacted: พนักงานควรอัปเดตทุกครั้งที่ติดต่อกับลูกค้า เนื่องจากข้อมูลนี้เป็นสิ่งพิเศษสำหรับพนักงานที่ต้องจดจำและไม่มีการรับประกันว่าพวกเขาจะ - โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลนี้ถูกซ่อนไว้ไม่ให้มองเห็นในแผ่นงานที่สองจึงไม่น่าเชื่อถือ นี่เป็นสิ่งที่คอมพิวเตอร์ควรติดตามโดยอัตโนมัติ

ในที่สุดเราก็มาถึงแผ่นงานซึ่งมีรายละเอียดงานและความคิดเห็นสำหรับพนักงานแต่ละคน สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ตั้งชื่ออย่างสม่ำเสมอและไม่มีคอลัมน์เดียวกันในลำดับเดียวกัน แม้ว่าผู้ใช้แต่ละรายจะป้อนข้อมูลลงในแผ่นงานของตนเองได้อย่างเหมาะสม แต่การขาดความเชื่อมโยงกันทำให้ยากต่อการตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อผู้จัดการต้องการดูว่ามีงานใดบ้างในแต่ละโครงการเช่นงานทั้งหมดจะต้องคัดลอกด้วยมือจากแผ่นงานแต่ละแผ่นลงในรายการเดียวก่อนจึงจะสามารถจัดเรียงและรายงานได้

สร้างฐานข้อมูลของคุณ

การจัดการปัญหาเหล่านี้จะใช้เวลาดำเนินการบางส่วนอาจใช้เวลาหลายวัน เนื่องจากผู้ใช้อาจต้องใช้ระบบเก่าต่อไปในขณะที่เรากำลังสร้างระบบใหม่จึงควรทำสำเนาของสมุดงานที่มีอยู่เพื่อใช้ในการทำงาน ซึ่งหมายความว่าเราจะต้องจัดทำเอกสารทุกขั้นตอนในการแปลงข้อมูลเพื่อให้ดำเนินการได้อย่างรวดเร็วอีกครั้งเมื่อถึงเวลาเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือล้างข้อมูลในสมุดงาน Excel ของคุณ การใช้ Find & Replace สามารถช่วยได้และคุณควรลบคอลัมน์หรือแถวที่ไม่มีข้อมูล (ยกเว้นแถวส่วนหัวของคอลัมน์ซึ่งต้องเก็บไว้) เพิ่มคอลัมน์ ID ในแต่ละแผ่นงานในคอลัมน์ A และเติมด้วยตัวเลขที่เพิ่มขึ้นโดยพิมพ์ 1 ในเซลล์แรกเลือกที่ด้านล่างของข้อมูล (Shift + End, Down) จากนั้นใช้คำสั่ง Fill Down (Ctrl + D ). สร้างรายการหลักของชื่อโปรเจ็กต์และที่ใดก็ตามที่มีการบันทึกชื่อโปรเจ็กต์ให้ใช้ฟังก์ชัน VLookup () เพื่อยืนยันหมายเลข ID หลัก หากไม่มีตัวเลขแสดงว่าข้อมูลของคุณไม่สอดคล้องกัน

เมื่อข้อมูลของคุณสะอาดแล้วก็ถึงเวลาออกแบบฐานข้อมูลใหม่เพื่อเก็บข้อมูลไว้ เราจะใช้ Access 2013 เนื่องจากในตัวอย่างทางทฤษฎีของเราผู้ใช้ทุกคนสามารถใช้ได้ผ่านการสมัครใช้งาน Office 365 เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่คุณจะมีตัวเลือกในการสร้างเป็น Access Web App หรือฐานข้อมูล Access Desktop Web Apps มีอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและสามารถใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณมี Office 365 พร้อม SharePoint Online หรือ SharePoint Server 2013 พร้อม Access Services และ SQL Server 2012 เราจะใช้ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปแบบเดิมเนื่องจากมีตัวเลือกเพิ่มเติมและการควบคุมที่ดีกว่า ประสบการณ์ของผู้ใช้

เลือกเพื่อสร้างฐานข้อมูลเดสก์ท็อปใหม่และตั้งชื่อ: Access จะสร้างตารางใหม่ชื่อตาราง 1 และวางคุณลงในมุมมองออกแบบด้วยคอลัมน์เดียวที่เรียกว่า ID คุณสามารถออกแบบตารางที่คุณต้องการในฐานข้อมูลได้ที่นี่ ทุกตารางควรมีช่อง ID (จำนวนเต็มที่เพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ) แต่เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนควรตั้งชื่อที่สื่อความหมายได้ดีกว่า ในตารางโครงการจะเป็น ProjectID, CustomerID ในตารางลูกค้าและอื่น ๆ

คุณสามารถตั้งค่าประเภทข้อมูลสำหรับทุกคอลัมน์ที่สร้างขึ้นและคุณต้องตั้งชื่อแต่ละคอลัมน์และตั้งค่าคุณสมบัติและการจัดรูปแบบอื่น ๆ ตามความเหมาะสมของฟิลด์ เช่นเดียวกับฟิลด์ ID ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อคอลัมน์ทำให้ชัดเจนว่าข้อมูลใดควรอยู่ในฟิลด์ตัวอย่างเช่นใช้ ProjectName แทนที่จะใช้แค่ Name, DueDate แทนที่จะเป็น Due คุณสามารถใช้ปุ่มชื่อและคำอธิบายภาพบน Ribbon เพื่อสร้างคำอธิบายภาพแบบย่อรวมทั้งชื่อที่ชัดเจนได้ คุณสามารถใช้ช่องว่างในชื่อคอลัมน์ได้ แต่คุณจะต้องล้อมรอบด้วยวงเล็บเหลี่ยมเมื่อเขียนคำค้นหาและรายงาน

แม้ว่าผู้ใช้จะป้อนข้อมูลลงในแผ่นงานของตนเองได้อย่างเหมาะสม แต่การขาดความเชื่อมโยงกันทำให้ยากต่อการวิเคราะห์

ตั้งค่าการจัดรูปแบบในคอลัมน์เช่น PercentageComplete เป็น Percent และวันที่เป็น ShortDate และกำหนดความยาวสูงสุดของช่องข้อความให้เป็นค่าที่เหมาะสมหรือทั้งหมดจะมีความยาว 255 อักขระ โปรดจำไว้ว่าคำบางคำ (เช่นวันที่) สงวนไว้ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถใช้เป็นชื่อคอลัมน์ได้ให้ใช้ TaskDate หรืออย่างอื่นที่สื่อความหมายแทน

เมื่อพูดถึงคอลัมน์ที่คุณต้องการค้นหาค่าในตารางอื่น (เช่นคอลัมน์ลูกค้าในตารางโครงการ) ให้กำหนดตารางอื่น ๆ ใน Access ก่อนที่คุณจะเพิ่มคอลัมน์การค้นหา เมื่อพูดถึงสถานะตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือเพียงพิมพ์ค่าที่จะแสดงในรายการแบบเลื่อนลง แต่จะทำให้ยากต่อการเพิ่มหรือแก้ไขรายการค่าที่เป็นไปได้ในภายหลัง เว้นแต่คุณจะจัดการกับรายการสั้น ๆ ซึ่งค่าที่เป็นไปได้ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลงเช่นช่องที่บันทึกเพศของใครบางคนคุณควรสร้างตารางอื่นสำหรับรายการเช่น ProjectStatus สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มตัวเลือกพิเศษในรายการได้อย่างง่ายดายในอนาคตโดยไม่ต้องเปลี่ยนโปรแกรม

การปรับปรุง

ในขณะที่เรากำลังออกแบบฐานข้อมูลของเราเราสามารถนำการปรับปรุงไปใช้กับวิธีการทำสิ่งต่างๆที่ใช้สเปรดชีตแบบเก่าได้ ข้อร้องเรียนหนึ่งที่ผู้ใช้ของเรามีต่อสมุดงาน Excel คือแต่ละงานมีเพียงเซลล์เดียวสำหรับความคิดเห็นและบางครั้งพวกเขาจำเป็นต้องแสดงความคิดเห็นมากกว่าหนึ่งรายการในงานหรือหัวหน้างานจำเป็นต้องแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานจากนั้นผู้ใช้ ตอบกลับสิ่งนี้ การยัดเยียดทุกอย่างให้เป็นเซลล์เดียวทำให้ยากที่จะดูว่าเมื่อใดและโดยใครมีการแสดงความคิดเห็น เราสามารถทำได้ดีขึ้นโดยการสร้างตารางแยกต่างหากสำหรับความคิดเห็นโดยเชื่อมโยงกับตาราง Tasks ด้วยวิธีนี้แต่ละงานสามารถมีความคิดเห็นได้มากเท่าที่จำเป็นโดยมีฟิลด์แยกกันสำหรับวันที่ชื่อผู้ใช้และข้อความของแต่ละงาน

การเพิ่มประสิทธิภาพอีกอย่างที่เราทำได้คือการตั้งค่ารายการเช่น ProjectStatus ให้แสดงตามลำดับเฉพาะแทนที่จะเป็นตามตัวอักษรตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการเสร็จสิ้นเพื่อไปที่ด้านล่างของรายการ ในการดำเนินการนี้ให้เพิ่มคอลัมน์ DisplayOrder และใช้เพื่อจัดเรียงรายการการค้นหา อย่าล่อลวงให้ใช้ช่อง ID ด้วยสิ่งนี้บันทึกใหม่ใด ๆ สามารถอยู่ในตอนท้ายของรายการเท่านั้น

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของเรายังคงสะอาดอยู่เราสามารถทำเครื่องหมายช่องที่ผู้ใช้ต้องกรอกว่าจำเป็นและเพิ่มการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ป้อนอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง คุณสามารถทำให้ชีวิตง่ายขึ้นโดยการตั้งค่าเริ่มต้นที่เหมาะสม: ช่อง CommentDate ในตารางความคิดเห็นอาจตั้งค่าเริ่มต้นเป็น = วันที่ () ซึ่งจะตั้งเป็นวันที่ของวันนี้โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่มีการสร้างความคิดเห็นใหม่ คุณสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องร่วมกับคอลัมน์ถอนในตาราง (บูลีน) เพื่อหยุดผู้ใช้เพิ่มระเบียนใหม่ที่มีค่าเฉพาะ วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถรักษาคุณค่าในอดีตที่เคยใช้ได้ แต่จะไม่ถูกนำไปใช้อีกต่อไป คุณสมบัติเหล่านี้สามารถพบได้ใน Table Tools | แท็บเขตข้อมูลบน Ribbon หรือในคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบตาราง

การนำเข้าข้อมูลของคุณ

เมื่อตั้งค่าตารางของคุณแล้วคุณสามารถใช้ข้อมูลภายนอก | นำเข้า & ลิงค์ | ปุ่ม Excel บน Ribbon เพื่อผนวกข้อมูลจากสมุดงาน Excel ของคุณไปยังตารางในฐานข้อมูล Access ของคุณ สำรองฐานข้อมูล Access เปล่าของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มในกรณีที่มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นและเริ่มต้นด้วยการเติมข้อมูลในตารางขนาดเล็กด้วยมือหากจำเป็น ทำการสำรองข้อมูลอีกครั้งเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นดังนั้นคุณสามารถกลับไปที่จุดนี้ได้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นในขั้นตอนต่อไปนี้

ตอนนี้นำเข้าตารางหลักที่ไม่ต้องพึ่งพาตารางอื่น ๆ เช่นลูกค้าก่อนที่จะจบด้วยตารางที่มีความสัมพันธ์เช่นโครงการและงาน ถ้าคุณจัดเรียงและเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ในสมุดงาน Excel ของคุณใหม่เพื่อให้ตรงกับฟิลด์ในฐานข้อมูล Access ของคุณให้ใกล้เคียงที่สุดคุณจะไม่มีปัญหาในการนำเข้าข้อมูล อย่าลืมจดบันทึกทุกสิ่งที่คุณทำเพื่อให้คุณสามารถทำซ้ำได้ในภายหลังหากคุณต้องการแปลงข้อมูลอีกครั้ง

เมื่อนำเข้าข้อมูลแล้วตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลควรทำงานได้ดีเท่ากับแผ่นงาน Excel แต่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการค้นหาและการเรียงลำดับที่ดีกว่ามาก หากคุณต้องการตอนนี้คุณสามารถเริ่มออกแบบฟอร์มและรายงานใหม่ตามข้อมูลนี้ได้ตัวอย่างเช่นฟอร์มหลัก / รายละเอียดสำหรับโปรเจ็กต์อาจแสดงข้อมูลของโปรเจ็กต์หนึ่งที่ด้านบนของฟอร์มและตารางของงานสำหรับสิ่งนั้น โครงการที่ด้านล่าง

คุณยังสามารถตั้งค่าแบบฟอร์มงานของฉันที่แสดงรายการงานที่ค้างอยู่ทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ปัจจุบันและรายงานงานที่ค้างชำระซึ่งแสดงรายการงานที่ค้างอยู่ทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดที่เลยวันที่ครบกำหนดไปแล้ว

ไม่มีมณฑลโปรดเราเป็นคนอังกฤษ

หากคุณกำลังจัดเก็บที่อยู่ในฐานข้อมูลของคุณสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณต้องการข้อมูลใดจริง แม้ว่าข้อมูลเขตจะเป็นประโยชน์สำหรับการตลาดและอาจจำเป็นสำหรับที่อยู่ต่างประเทศบางแห่ง แต่ก็ไม่ได้ใช้อย่างเป็นทางการในที่อยู่ในสหราชอาณาจักรอีกต่อไป

วิธีทำสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยใน Google ชีต

เหตุผลก็คือที่อยู่ไปรษณีย์ของสหราชอาณาจักรอาศัยแนวคิดของเมืองไปรษณีย์ซึ่งไปรษณีย์จะถูกส่งและจัดเรียงก่อนที่จะส่งไปที่ประตูของคุณ เมืองหรือหมู่บ้านบางแห่งไม่ได้ให้บริการโดยเมืองไปรษณีย์ในเขตเดียวกันตัวอย่างเช่น Melbourn (ใน Cambridgeshire) ได้รับจดหมายผ่าน Royston (ใน Hertfordshire) ดังนั้นการระบุเขตในที่อยู่จึงไม่จำเป็นต้องช่วยใคร

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่ทำการไปรษณีย์ได้หยุดใช้มณฑลในที่อยู่ในปี 2539 โดยอาศัยข้อมูลรหัสไปรษณีย์แทนและภายในปี 2559 มีแผนที่จะลบชื่อมณฑลออกจากไฟล์ข้อมูลนามแฝงของข้อมูลที่อยู่เพิ่มเติม ดังนั้นหากคุณรวมเขตในที่อยู่ในสหราชอาณาจักรระบบจะไม่สนใจ